Tư duy hệ thống là gì? Bí quyết của một tổ chức hướng tới tương lai

Tôi đã cố gắng mở rộng khẩu độ của mình. Điều đó có nghĩa là gì? Trong nhiếp ảnh, hãy thu nhỏ lại. Nhìn toàn cảnh chỉ bằng cây.

Là một nhà văn, tôi thấy mình thường sa lầy vào các chi tiết. Đôi khi, tôi nhìn quá kỹ vào một chủ đề hoặc một ý tưởng mà không cân nhắc đến sự phức tạp, mối quan hệ và ý nghĩa của chúng.

Thật dễ dàng để nhìn nhận mọi thứ khi chúng ta ở gần chúng. Nhưng cần phải có nỗ lực đồng bộ để lùi lại và nhìn vào bức tranh toàn cảnh. Điều này đòi hỏi một loại tư duy, tư duy chiến lược và quan điểm khác về giải quyết vấn đề.

Có lẽ tất cả chúng ta đều có thể nghĩ đến những người tiếp cận thế giới như những người có tư duy hệ thống. Có lẽ bạn có thể kể tên một vài người ngay trong đầu: Ruth Bader Ginsburg, Steve Jobs, Stacey Abrams, Bill Gates, Malala Yousafzai, Barack Obama và nhiều người khác nữa.

Họ là những người có tư duy toàn cảnh, những người mơ mộng và là nhà chiến lược. Tất cả họ đều có chung sự tò mò, lòng dũng cảm và mong muốn thách thức hiện trạng. Họ nhìn thấy vấn đề trong một mạng lưới các hệ thống phức tạp và họ không ngại thúc đẩy hệ sinh thái lớn hơn.

Tư duy hệ thống có thể nghe giống như một cụm từ lóng của công ty. Và theo một số cách, theo định nghĩa, nó phức tạp. Nhưng về bản chất, tư duy hệ thống là nhìn nhận mọi thứ qua lăng kính rộng, nhận ra chúng ta kết nối với nhau như thế nào và hành động với sự đồng cảm và đổi mới.

Hành động có hậu quả, không phải lúc nào cũng như mong muốn. Mặc dù có thể là giải quyết các vấn đề nan giải, tư duy hệ thống cũng có thể là hoàn thành công việc theo cách có lợi cho toàn bộ tổ chức, không chỉ một phần nhỏ của bạn. Một hệ thống có thể là một công ty, một trường học, một cộng đồng, một khu vực hoặc thậm chí là một gia đình.

Trong bối cảnh thế giới công việc ngày nay, tư duy hệ thống có thể giúp bạn có chiến lược hơn và chuẩn bị tốt hơn cho những gì tương lai sẽ mang lại. Áp dụng tư duy hệ thống vào bối cảnh hiện tại của chúng ta có thể giúp chúng ta nhìn về phía trước với lăng kính chiến lược hơn.

Đặc biệt là khi mọi thứ liên tục thay đổi – và sự không chắc chắn luôn hiện hữu – tư duy hệ thống giúp các tổ chức chuẩn bị tốt hơn để giải quyết các vấn đề phức tạp. Hãy cùng phân tích tư duy hệ thống là gì. Chúng ta cũng sẽ nói về những gì cần có để trở thành một người tư duy hệ thống – và cách áp dụng tư duy hệ thống có thể giúp tổ chức của bạn phát triển.

Tư duy hệ thống là gì?
Trước khi đi sâu hơn, chúng ta hãy tạm dừng để hiểu ý nghĩa của tư duy hệ thống.

Tư duy hệ thống là gì?
Tư duy hệ thống là khả năng mà một cá nhân hoặc tổ chức có để giải quyết các vấn đề khó khăn. Với tư duy hệ thống, các cá nhân sử dụng tư duy chiến lược, tư duy toàn cảnh để hiểu được một hệ thống phức tạp.

Ví dụ, tại BetterUp, chúng tôi nói về cách tối ưu hóa cho công ty thường có nghĩa là tối ưu hóa không đầy đủ cho các nhóm riêng lẻ. Nhưng điều này đúng với bất kỳ tổ chức lớn nào.

Nếu không có tư duy hệ thống, một nhóm có thể đặt mục tiêu rất hạn hẹp và theo đuổi chúng. Đôi khi, những mục tiêu đó dẫn đến các chiến lược gây bất lợi cho nhóm khác hoặc các mục tiêu lớn hơn của công ty.

Các công ty muốn trở thành nhiều hơn tổng thể các bộ phận của mình cần những nhà quản lý có thể suy nghĩ theo hệ thống và đủ minh bạch để mọi người có thể hiểu được hệ thống.

Tư duy hệ thống là một cách tiếp cận toàn diện để giải quyết vấn đề. Đó là một cách để xem xét cách thức hoạt động của hệ thống, quan điểm của hệ thống đó là gì và cách cải thiện tốt hơn các hành vi của hệ thống.

Phương pháp tư duy hệ thống không nhất thiết phải theo công thức. Cần phải hiểu một số khái niệm chính để có thể áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống cho những vấn đề thách thức nhất hiện nay.

Tư duy hệ thống trong lãnh đạo
Như chúng tôi đã đề cập, nhiều nhà lãnh đạo chiến lược đáng chú ý nhất hiện nay dựa vào các kỹ năng tư duy hệ thống của họ để thúc đẩy sự thay đổi. Điều này đòi hỏi phải hiểu sâu sắc về các mô hình tinh thần với mục tiêu cải thiện chúng để tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức. Và mặc dù bạn có thể không biết, nhiều nhà lãnh đạo đã áp dụng các công cụ tư duy hệ thống để đưa ra những kết luận mới.

Tuy nhiên, tư duy hệ thống trong lãnh đạo không phải là phương pháp tiếp cận phù hợp với tất cả mọi người. Mỗi vấn đề đều khác nhau với bộ động lực hệ thống riêng. Hãy cùng phân tích một số điều này có thể trông như thế nào trong lãnh đạo.

Một tư duy hướng tới tương lai. Tại BetterUp, chúng tôi đã nghiên cứu các nhà lãnh đạo hướng tới tương lai. Đó là ý tưởng rằng một nhà lãnh đạo nhìn về phía trước với tinh thần thực dụng và lạc quan. Các nhà lãnh đạo sử dụng góc nhìn hướng tới tương lai cho biết họ dành nhiều thời gian hơn 147% để lập kế hoạch trong cuộc sống và nhiều thời gian hơn 159% để lập kế hoạch trong công việc so với những người có kỹ năng lãnh đạo hướng tới tương lai thấp.

Kết quả của tất cả những kế hoạch này là gì? Các nhà lãnh đạo có tầm nhìn tương lai có các nhóm làm việc hiệu suất cao hơn. Tăng tính linh hoạt, sự gắn kết của nhóm, sự đổi mới, khả năng chấp nhận rủi ro, hiệu suất và khả năng phục hồi.

Chiến lược và lập kế hoạch. Như bạn có thể đoán, tư duy chiến lược và lập kế hoạch chiến lược là những thành phần quan trọng của việc áp dụng quan điểm hệ thống. Các nhà lãnh đạo có thể thu nhỏ lại để xem toàn bộ hệ thống, sau đó thu nhỏ lại để xem hệ thống hoạt động như thế nào.
Tư duy phát triển. Nếu chúng ta thực sự loại bỏ tư duy hệ thống, thì đó là về giải quyết vấn đề. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo không biết mọi thứ. Họ cần học hỏi — và sẵn sàng học hỏi — những điều mới. Các nhà lãnh đạo áp dụng tư duy phát triển được trang bị tốt hơn để xem hệ thống hoạt động như thế nào nhờ vào quan điểm này.
Sẵn sàng sai. Có lẽ tất cả chúng ta đều có những nhà quản lý không muốn sai. Ngay cả khi dữ liệu và khoa học chứng minh điều đó, vẫn có một số lý do giải thích tại sao lý thuyết, chiến lược hoặc quy trình của họ vẫn hiệu quả. Đó là một tư duy cố định không chịu buông bỏ.

Nhưng với những người có tư duy hệ thống trong vai trò lãnh đạo, họ sẵn sàng sai. Họ có thể thấy khi nào một lý thuyết hệ thống không hiệu quả. Và họ chấp nhận sự yếu đuối khi thừa nhận rằng họ cần phải suy nghĩ lại về những gì họ đã nghĩ ban đầu.

Ví dụ về tư duy hệ thống là gì?
Để hiểu rõ hơn về tư duy hệ thống, chúng ta hãy xem xét ba ví dụ sau. Mỗi ví dụ đều chứng minh sự đổi mới nảy sinh khi bạn nhìn thấy tiềm năng cho một trò chơi cờ bàn hoàn toàn mới thay vì chỉ thay đổi một mảnh ghép của câu đố.

Điện thoại thông minh. Tôi lớn lên trong một ngôi nhà mà điện thoại được cắm vào tường và máy tính thay thế đường dây điện thoại. Khi muốn gọi điện cho bạn bè, tôi kéo điện thoại cố định — dây vẫn cắm — vào phòng ngủ. Nếu muốn tra cứu thông tin gì đó trên internet, tôi phải đảm bảo không ai trong gia đình sử dụng điện thoại. Tại sao? Vâng, vì internet yêu cầu phải quay số vào đường dây điện thoại.

Quay lại vài thập kỷ trước, giờ đây, chúng ta có những chiếc máy tính nhỏ xíu vừa vặn trong túi. Điện thoại thông minh cho phép bạn truy cập internet hầu như ở mọi nơi bạn đến, miễn là có tín hiệu hoặc đăng nhập WiFi.

Điện thoại thông minh không chỉ ra đời để thay đổi địa điểm và cách chúng ta có thể gọi điện thoại. Chúng phát triển vì những người theo chủ nghĩa hệ thống như Steve Jobs đã dự đoán được cách kết nối có thể thay đổi hệ thống lớn hơn về cách chúng ta tiêu thụ và tương tác. Những người có tư duy hệ thống nhìn thấy những gì có thể thay vì những gì đang có.
Tiền điện tử. Lần cuối cùng bạn có tiền mặt trong ví là khi nào? Nếu bạn giống tôi, bạn hiếm khi mang theo tiền mặt nữa. Mặc dù chỉ hai mươi năm trước, tôi luôn đảm bảo mình có ít nhất 10 đô la tiền mặt bên mình.

Nhưng chẳng mấy chốc, thế giới đã phát triển với những chiếc thẻ nhựa, bằng cách nào đó, chúng trở nên có giá trị hơn nhiều so với bất kỳ số lượng tiền mặt nào bạn có thể mang theo trong ví. Thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng đã thay thế việc rút tiền ngân hàng hàng tuần.

Nhưng những người có tư duy hệ thống đã đưa tiền tệ tiến thêm một bước nữa: tiền điện tử. Tiền hiện di chuyển trong các mạng lưới chuyển giao an toàn các loại tài sản kỹ thuật số khác nhau qua Internet. Công nghệ này tái hiện lại cách thế giới kinh doanh, nhưng nó cũng có ý nghĩa đối với các hệ thống tiền tệ, quy định và chính trị lớn hơn.
Năng lượng tái tạo. Với biến đổi khí hậu, chúng ta đang sống trên bờ vực của thiệt hại không thể đảo ngược. Với nhiệt độ toàn cầu tăng nhanh hơn trước, những người có tư duy hệ thống phải tìm ra cách cung cấp năng lượng cho thế giới mà không gây hại cho hành tinh.

Hãy tham gia: năng lượng tái tạo. Các nguồn năng lượng tái tạo (như năng lượng mặt trời và gió) đã tái hiện cách chúng ta điều hành doanh nghiệp, du lịch và thậm chí sản xuất hàng hóa. Phương pháp tiếp cận hệ thống này đang giúp định hình nền kinh tế ít carbon. Theo Deloitte, việc làm chậm tốc độ gia tăng của cuộc khủng hoảng khí hậu đòi hỏi phải đại tu cách thức hoạt động của các hệ thống.
Hãy xem xét kỹ hơn một chút về những ví dụ này và bạn cũng có thể thấy rằng mỗi ví dụ cũng cho thấy sự thất bại trong việc hình dung đầy đủ tác động đến các hệ thống rộng hơn mà chúng tác động đến.

Điện thoại thông minh và tiền điện tử đều có tác động đến môi trường, làm tăng nhu cầu về năng lượng và vật liệu hiếm. Sự thay đổi về nhu cầu có thể tạo ra chuỗi cung ứng mới và các công ty mới cũng như tình trạng thiếu hụt và mất cân bằng điện năng. Tư duy hệ thống là nhận ra rằng không có câu trả lời đơn giản nào.

Các hệ thống thích ứng phức tạp chỉ là như vậy: thích ứng. Chúng là các hệ thống động dựa trên các vòng phản hồi, đổi mới và cộng tác. Và với tư duy hệ thống, chúng ta có thể phát triển và đổi mới để tìm ra các giải pháp tốt hơn cho những thách thức hiện đại ngày nay.

6 khái niệm quan trọng về tư duy hệ thống
Đối với tổ chức của bạn, việc áp dụng các khái niệm về tư duy hệ thống có thể giúp doanh nghiệp của bạn luôn đi trước một bước. Đặc biệt là trong một thế giới thay đổi nhanh chóng, điều quan trọng là các tổ chức phải luôn linh hoạt và có chiến lược để duy trì sự phù hợp. Sau đây là sáu khái niệm quan trọng về tư duy hệ thống giúp tổ chức của bạn duy trì khả năng phục hồi, linh hoạt và phù hợp cho tương lai.

1. Lập bản đồ hệ thống
Để hiểu cách giải quyết vấn đề, bạn cần hiểu hệ sinh thái mà vấn đề tồn tại. Đây được gọi là lập bản đồ hệ thống: tìm hiểu các hệ thống mà vấn đề tồn tại để phân tích tốt hơn.

Sau khi lập bản đồ các hệ thống để giúp giải quyết vấn đề của mình, bạn có thể thực hiện một số mô hình hệ thống để giúp hiểu cách chúng được kết nối. Điều này dẫn chúng ta đến …

2. Sự kết nối
Sự kết nối. Nếu chúng ta biết bất cứ điều gì về thế giới, thì nó nhỏ hơn nhiều so với những gì chúng ta nghĩ. Và sau khi bạn đã lập bản đồ các hệ thống cho vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết, thì đã đến lúc tìm ra cách các hệ thống được kết nối.

Đôi khi, nó có vẻ phi tuyến tính hoặc không có hậu quả. Nhưng nếu bạn đào sâu đủ, bạn có thể sẽ tìm thấy một số sợi kết nối giữa các hệ thống cụ thể.

Ví dụ, hãy sử dụng đại dịch. COVID-19 đã làm sáng tỏ rằng các hệ thống của chúng ta được kết nối nhiều hơn chúng ta nghĩ. Tác động của COVID-19 đã tác động không cân xứng đến các cộng đồng da màu và những người có địa vị kinh tế xã hội thấp hơn. Trên thực tế, có thể không dễ dàng nhận thấy rằng một cuộc khủng hoảng sức khỏe cộng đồng sẽ ảnh hưởng đến một hệ thống khác, nền kinh tế của chúng ta.

3. Tổng hợp
Khái niệm này là tổng hợp. Về cơ bản, đó là việc hiểu các sự vật trong bối cảnh của vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Ngược lại với phân tích, tổng hợp thường là khi bạn kết hợp các ý tưởng hoặc sự vật để tạo ra thứ gì đó mới.

4. Sự xuất hiện
Hãy cùng xem xét hệ mặt trời. Chúng ta biết rằng hệ mặt trời là một hệ thống lớn, trừu tượng và phức tạp. Nó bao gồm các hành tinh, ngôi sao, thiên hà và nhiều thứ khác mà chúng ta có thể vẫn chưa khám phá ra.

Nhưng đó là điểm mấu chốt của sự xuất hiện: những thứ lớn hơn xuất hiện từ những thứ nhỏ hơn. Và khi nói đến việc tìm ra cách tổng hợp (hoặc cách bạn ghép các phần khác nhau lại với nhau), sự xuất hiện là rất quan trọng.

5. Vòng phản hồi
Phản hồi rất quan trọng để hiểu liệu một cái gì đó có hiệu quả hay không. Quan trọng hơn, phản hồi giúp chúng ta hiểu khi nào mọi thứ không hiệu quả.

Nếu bạn đang áp dụng tư duy hệ thống trong tổ chức của mình, hãy cân nhắc cách bạn triển khai vòng phản hồi vào quy trình.

Ví dụ, giả sử bạn đang triển khai phần mềm quản lý hiệu suất mới. Nhóm nhân sự của bạn đang làm việc với các nhà quản lý trên toàn doanh nghiệp để đào tạo đầy đủ cho mọi người về cách sử dụng nền tảng này. Tuy nhiên, bạn nhận ra rằng một số nhà quản lý đang bỏ lỡ các mốc quan trọng, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất hàng năm.

Bạn thiết lập một số nhóm tập trung và giờ làm việc với các nhà quản lý của mình. Trong các buổi này, bạn biết rằng các nhà quản lý của mình đang bỏ lỡ các mốc đánh giá hiệu suất trong hệ thống vì họ không biết cách điều hướng phần mềm. Sau khi thu thập phản hồi, bạn nhận ra rằng tổ chức của mình cần nhiều sự hỗ trợ hơn.

6. Nguyên nhân
Nguyên nhân là ý tưởng cho rằng có nguyên nhân và kết quả. Khá đơn giản: hành động của bạn tác động đến kết quả. Và vì vậy, khi bạn đang xem xét một phần của hệ thống để giải quyết, điều quan trọng là phải kiểm tra các phần nguyên nhân và kết quả của hệ thống của bạn.

Quay lại ví dụ ở trên. Vì bạn đã triển khai các điểm kiểm tra phản hồi thường xuyên trong giờ làm việc của quản lý, nhóm nhân sự của bạn có thể điều chỉnh chiến lược truyền thông của mình tốt hơn. Với sự trợ giúp của nhóm truyền thông nội bộ, nhóm nhân sự của bạn đã đưa ra một số hướng dẫn về cách sử dụng phần mềm tốt nhất. Điều này đã giúp cải thiện số lượng đánh giá hiệu suất “bị bỏ lỡ” lên 30%.

Cách áp dụng tư duy hệ thống vào nơi làm việc
Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng tư duy hệ thống vào nơi làm việc, đây là bốn điều cần ghi nhớ.

Thực hành tư duy hướng tới tương lai
Tư duy hướng tới tương lai có thể giúp các tổ chức chuẩn bị cho tương lai. Tất nhiên, chúng ta biết tương lai là điều chưa biết. Đặc biệt là hiện nay, có rất nhiều điều không chắc chắn và thay đổi đang rình rập.

Nhưng với tư duy hướng tới tương lai, tổ chức của bạn có thể được trang bị tốt hơn cho những gì tương lai nắm giữ. Đào tạo các nhà lãnh đạo của bạn để xây dựng các kỹ năng hướng tới tương lai có thể giúp tổ chức của bạn nhanh nhẹn, kiên cường và phù hợp với bất kỳ điều gì tương lai nắm giữ.

Với tư duy hướng tới tương lai, tác động tự nói lên điều đó:

Hiệu suất và hạnh phúc của cá nhân tăng lên
Hiệu suất của nhóm tăng lên với sự nhanh nhẹn, kiên cường và chấp nhận rủi ro hơn
Các nhóm sáng tạo, đổi mới và hợp tác hơn
Tỷ lệ giữ chân nhân viên tăng 33%
Thúc đẩy tư duy phát triển
Các tổ chức, hiện nay hơn bao giờ hết, cần áp dụng tư duy phát triển. Học tập là hành trình suốt đời của bất kỳ ai. Tại sao các tổ chức lại không áp dụng cùng một loại tư duy?

Hãy nghĩ về cách bạn có thể nuôi dưỡng tư duy phát triển trong nơi làm việc của mình. Ví dụ, bạn đang khuyến khích phát triển chuyên môn như thế nào? Bạn có đang thăng chức từ bên trong và khuyến khích sự thay đổi nghề nghiệp không? Bạn đang tạo ra các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp theo những cách nào? Nhân viên của bạn có đầu tư vào việc nâng cao hay đào tạo lại kỹ năng không?

Tạo không gian cho phản hồi
Thành công của bất kỳ tổ chức nào đều phụ thuộc vào khả năng cung cấp – và tiếp nhận – phản hồi. Tại BetterUp, chúng tôi coi phản hồi là một món quà. Đó là cách để xác định điều gì đang hiệu quả. Nhưng quan trọng hơn, đó là cách chúng tôi phát triển và trưởng thành.

Bạn có đang tạo không gian cho phản hồi không? Bạn đang theo dõi sự gắn kết của nhân viên như thế nào? Bạn đang khuyến khích phản hồi hướng lên hay phản hồi toàn diện?

Sử dụng dịch vụ hướng dẫn
Tất cả chúng ta đều cần sự hướng dẫn. Đặc biệt là khi chúng ta được giao nhiệm vụ giải quyết một số vấn đề khó khăn nhất, việc có góc nhìn từ bên ngoài sẽ rất hữu ích.

Đó chính là lúc dịch vụ hướng dẫn phát huy tác dụng. Với BetterUp, bạn có thể ghép nối nhân viên của mình với sự hỗ trợ được cá nhân hóa để giúp giải quyết các vấn đề khó khăn. Một người hướng dẫn có thể giúp nhân viên của bạn khai thác những phần trong chính họ mà họ không biết là có. Đổi lại, điều này sẽ giúp cải thiện hiệu quả tổ chức của bạn.

Hãy thử BetterUp. Cùng nhau, chúng ta có thể xây dựng một tương lai được trang bị tốt hơn để giải quyết các vấn đề của ngày mai.

Nguồn: https://www.betterup.com/blog/systems-thinking