Tư duy hệ thống trong thiết kế: Đổi mới hệ thống

Chào mừng đến với bài viết thứ sáu của Systems Thinking in Design, một ấn phẩm của Somia CX! Trong các bài viết trước, chúng tôi đã giải thích những gì, tại sao và như thế nào về tư duy hệ thống. Trong bài viết này, chúng tôi muốn đi sâu hơn vào ý nghĩa của việc làm việc ở cấp độ hệ thống để đạt được Đổi mới hệ thống.

Nói một cách ngắn gọn, Đổi mới hệ thống có nghĩa là có một tập hợp các ý tưởng hoặc cách tiếp cận mới để tái cấu trúc và cho phép thay đổi trong các hệ thống phức tạp như giáo dục, y tế, xã hội, v.v.

Trong báo cáo xanh, Xây dựng Hệ thống tốt hơn, báo cáo minh họa bốn vai trò quan trọng trong đổi mới hệ thống:

• Doanh nhân phát triển các hoạt động có tầm nhìn xa và có khả năng thay đổi hệ thống bên ngoài hoặc bên trong các hệ thống hiện có.
• Người trong cuộc-Người ngoài cuộc làm việc bên trong các tổ chức/cơ quan là một phần của các hệ thống chính thức để mở ra cho họ những cách tiếp cận mới đang phát triển bên ngoài họ.
• Người triệu tập các tổ chức, trung gian quốc gia, phòng thí nghiệm đổi mới hoặc các cơ quan công nghiệp.
• Các ủy viên là các nhà lãnh đạo chính trị và nhà đầu tư, những người muốn đưa một hệ thống mới vào cuộc sống.

Để phân biệt giữa đổi mới sản phẩm hoặc dịch vụ và đổi mới hệ thống, chúng tôi có một số ví dụ về Đổi mới Hệ thống dưới đây.

Trước tiên!
Trong ví dụ đầu tiên này, IDEO được Quỹ Rockeller thuê để thiết kế chất thải ra khỏi hệ thống thực phẩm. Họ đã áp dụng phương pháp phóng to và thu nhỏ hệ thống để xem những gì đang diễn ra ở cấp độ vi mô (bếp của cá nhân) đến cấp độ vĩ mô (cộng đồng, khách sạn, nhà hàng, v.v.). Và thay vì cố gắng giải quyết vấn đề bằng một cách tiếp cận duy nhất, họ đã thu hút nhiều đối tượng khác nhau và các giải pháp khác nhau. Hơn nữa, khi họ tiếp tục đào bới, hậu quả của việc lãng phí thực phẩm cũng dẫn đến việc giảm bao bì thực phẩm giúp loại bỏ nhựa khỏi đại dương.

Họ đã tham gia vào tất cả bốn vai trò quan trọng được liệt kê ở trên để mở khóa sự đổi mới hệ thống.

My Muse: Cá nhân tôi thích cách nhóm này tháo vát và xem xét nhiều cộng đồng / đối tác có thể (thương mại và phi lợi nhuận) để giảm chất thải. Họ không nhất thiết phải làm việc cùng nhau và có thể là những nỗ lực hoặc sáng kiến ​​riêng biệt hoặc kết hợp. Có vẻ như đó là việc khám phá và xem ai và điều gì tạo nên sự ăn ý với nhau sau đó họ bắt đầu một điều gì đó mới nhưng với tầm nhìn chung.

Nguồn hình ảnh: Khám phá Hệ thống Thực phẩm

Một ví dụ khác: Chống tội phạm so với Phòng chống tội phạm
Cho đến đầu những năm 2000, Glasgow nổi tiếng là một trong những thành phố bạo lực nhất ở châu Âu. Thay vì chống tội phạm nhắm vào những kẻ phạm tội cá nhân và là một động thái điển hình mà không ai phản đối, cảnh sát trưởng mới, Karyn McCluskey, đã quyết định thay đổi tình hình bằng cách thay đổi quan điểm và câu chuyện sang phòng chống tội phạm. McCluskey có nền tảng là điều dưỡng, trước đây bà đã làm việc với các cộng đồng như y tế, các vấn đề xã hội, giáo dục, nhà thờ, để tạo ra sự thay đổi. Trong trường hợp này, McCluskey đóng vai trò là Người trong cuộc/Người ngoài cuộc bằng cách làm việc trong hệ thống; bà có thể thấy được điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống; nhưng vẫn có uy tín để đưa ra những ý tưởng mới từ bên ngoài. Đơn vị Giảm bạo lực coi bạo lực là một cuộc khủng hoảng sức khỏe cộng đồng, đây là một sự thay đổi đáng kể về vấn đề, cho phép các khả năng và cuộc trò chuyện khác nhau diễn ra.

My Muse: Nghiên cứu tình huống này có thể được tìm thấy trong nhiều bài báo hoặc bài viết về tư duy hệ thống nhưng tôi quá thích nó đến nỗi không thể không đưa nó vào đây. Đổi mới hệ thống có thể được mở khóa bằng bốn thành phần chính: Mục đích, Nguồn lực, Quyền lực và Mối quan hệ. Có thể sử dụng một hoặc tất cả các thành phần này. Đối với tôi, điều này phải là McCluskey thực hiện nó với Mục đích trước tiên (mặc dù tôi không nên nói thay cho cô ấy 😅), niềm đam mê của cô ấy khi chống lại hệ thống với tất cả mọi người và di sản, các quy ước và tư duy của nó, đó là công việc và thời gian. Thật truyền cảm hứng!

Không phải lúc nào cũng là câu chuyện màu hồng với những đổi mới
Hãy giơ tay lên, những ai biết về One Laptop Per Child (OLPC) ~ Đối với những ai chưa biết, OLPC là một sáng kiến ​​phi lợi nhuận được thành lập vào năm 2005, với mục tiêu chuyển đổi nền giáo dục cho trẻ em trên toàn thế giới; mục tiêu này sẽ đạt được bằng cách tạo ra và phân phối các thiết bị giáo dục cho các nước đang phát triển và bằng cách tạo ra phần mềm và nội dung cho các thiết bị đó. Một sáng kiến ​​với rất nhiều tâm huyết!

Nguồn hình ảnh: https://blogs.lse.ac.uk/parenting4digitalfuture/2021/01/13/one-laptop-per-child/

Tuy nhiên, OLPC chỉ xem xét trẻ em vào thời điểm đó và không mang lại giá trị cho gia đình hoặc toàn bộ cộng đồng, do đó dẫn đến sự từ chối và thiếu hỗ trợ. Trên hết, chi phí bắt đầu tăng lên và những người ủng hộ ban đầu bắt đầu bỏ cuộc. Hỗ trợ CNTT rất ít cho việc bảo trì. Máy tính xách tay không được áp dụng cho văn hóa, nhu cầu và phong tục địa phương. OLPC nhắm mục tiêu đến các nước đang phát triển có nhu cầu thiết yếu hơn như thực phẩm và chăm sóc sức khỏe hơn là công nghệ. Trong trường hợp này, người sáng lập cũng là Doanh nhân đã cố gắng hợp tác với các Ủy viên (nhà đầu tư) nhưng không tiến xa hơn việc điều tra kỹ lưỡng hệ thống. Có nhiều cuộc điều tra về lý do tại sao OLPC thất bại. Sau đây là một bài viết đi sâu hơn vào những gì đã xảy ra với OLPC.

My Muse: Lần đầu tiên tôi nghe nói đến OLPC cách đây nhiều năm và vô cùng xúc động trước sáng kiến ​​này. Đối với tôi, việc đọc về điều này nhiều năm sau đó và thấy rằng nó đã thất bại trong những nỗ lực trước đó là một điều đáng tiếc và nó càng củng cố thêm tầm quan trọng của việc thu nhỏ và thu hẹp hệ thống để chúng ta có thể điều tra sâu hơn và rộng hơn về những gì chúng ta đang giải quyết. OLPC vẫn tồn tại cho đến ngày nay (tôi đã rất ngạc nhiên) và tôi rất vui khi thấy rằng họ đã tiếp thu rất nhiều tư duy hệ thống và hiện đã xem xét hỗ trợ công nghệ, tiếp cận cả các gia đình và cộng đồng nữa. ❤️

Vậy tại sao đổi mới hệ thống lại thất bại? Có một số lý do:

Những nỗ lực không đi đủ sâu để khám phá mô hình tinh thần và mục đích cơ bản.
Công việc hệ thống khó có thể là giải pháp nhanh chóng, phải mất một thời gian dài (chúng ta đang nói đến nhiều năm) để triển khai, do đó, các sáng kiến ​​thường hết “sức” hoặc hết kiên nhẫn.
Như từ hệ thống ngụ ý và từ các bài viết trước đây của chúng tôi, công việc hệ thống đòi hỏi nhiều bên liên quan phải hợp tác vì một mục tiêu chung. Không có khả năng thuyết phục và thúc đẩy các bên liên quan hợp tác với nhau cũng có thể dẫn đến trì trệ hoặc thất bại.
5 nguyên tắc chính khi bạn bắt đầu mở khóa đổi mới hệ thống
Nếu bạn sắp bắt đầu thiết kế hệ thống của riêng mình, đây là một số cân nhắc:

Cộng tác với ai? Cần phải cộng tác trong một nhóm vai trò đa dạng trong hệ thống.

Bài viết trước của chúng tôi về lập bản đồ hệ thống sẽ giúp bạn xác định rõ ràng ai là bên liên quan trong cuộc chơi. Hãy cân nhắc và tìm ra ai có quyền lực, lợi thế và nguồn lực. Lý tưởng nhất là lập bản đồ nhu cầu của họ và cách bạn có thể khai thác hoặc ai có đam mê làm việc cùng bạn. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích khi bạn bước vào giai đoạn giải quyết vì bạn sẽ có ý tưởng về những người có thể được kích hoạt. Điều này cần được xem xét liên tục vì hệ thống là động, thay đổi là không đổi và thời gian là rất quan trọng.
Nhanh hay chậm, lớn hay nhỏ? Để thay đổi diễn ra và kéo dài, các biện pháp can thiệp thường được duy trì tốt hơn nếu kiên nhẫn và ở liều lượng vừa phải. Bất cứ điều gì quá lớn và quá nhanh có thể tạo ra phản ứng theo quán tính và có thể không hiệu quả.
Tôi thích phép so sánh của Donella Meadows về quy mô của các nỗ lực can thiệp hệ thống. Cô ấy nói rằng đau đầu là một vấn đề phổ biến nhưng thay vì hấp tấp và chọn phẫu thuật não, điều mà nhiều khả năng sẽ làm là uống thuốc giảm đau và giải phóng chậm các chất hóa học để giảm đau đầu. Đây là sự khác biệt giữa thay đổi và ảnh hưởng.
Hãy cẩn thận với sự chậm trễ. Bất kỳ thay đổi nào cũng cần thời gian. Nhưng sự chậm trễ cũng có thể gây mất ổn định hệ thống hoặc ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống. Hãy luôn ý thức về bất kỳ sự thay đổi nào về thời gian và lập kế hoạch cho bất kỳ sự cố hoặc sự chậm trễ nào không lường trước được.

Tự điều chỉnh tốc độ và hệ thống. Như đã đề cập trước đó, lỗi hệ thống thường xảy ra vì các sáng kiến ​​hết sức bền. Thiết kế và lập kế hoạch cho quy trình của bạn và những người liên quan để có khả năng phục hồi và kiên nhẫn; nhận ra rằng hệ thống hoạt động cần có thời gian và đây là sự khác biệt rõ rệt với các cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ. Các chương trình hoặc sáng kiến ​​cải tiến thường mất thời gian để tự đưa vào hệ thống. Thường sẽ có sự phản kháng hoặc phản kháng từ hệ thống vì thay đổi không bao giờ dễ dàng cũng như không thoải mái, do đó, có lẽ hiệu suất thường giảm trước khi ổn định ở mức cải thiện. Cũng giống như để bụi lắng xuống, vậy thì gần như vậy.
Đo lường thành công Thiết kế các điểm neo đo lường và chúng không phải lúc nào cũng được đo lường bằng dữ liệu hoặc số liệu. Ngày nay, các bên liên quan thường yêu cầu dữ liệu hoặc bằng chứng định lượng về thành công, nhưng không phải mọi thứ đều có thể đếm được. Chúng ta có thể sử dụng các biện pháp đo lường thành công khác nhẹ nhàng hơn như kết quả, thay đổi hành vi hoặc các cuộc trò chuyện đang phát triển. Đây cũng có thể là những chỉ số tuyệt vời về hiệu suất của một thay đổi hệ thống.
“Việc tạo ra một nghìn khu rừng nằm trong một quả sồi.” — Ralph Waldo Emerson

Nguồn hình ảnh: Growing Oak của Erikas trên Dribbble

Thay đổi hệ thống nghe có vẻ LỚN và đáng sợ!
Quá phức tạp, quá lớn và người ta có thể lạc lối vì không biết bắt đầu hay thậm chí dừng lại ở đâu! Vì vậy, thay vì chia sẻ thêm một nghiên cứu điển hình nữa với bạn, tôi muốn kết thúc bài viết này bằng lời mời bắt đầu nhỏ. Thậm chí không phải bắt đầu một dự án nhỏ nhỏ, mà hãy bắt đầu bằng một suy nghĩ nhỏ, một sự thay đổi tư duy nhỏ, một cử chỉ nhỏ để suy nghĩ khác đi.

Tất cả những gì chúng tôi, Somia, muốn khơi gợi trong loạt bài này và sự kiện sắp tới của chúng tôi chỉ đơn giản là lời mời bạn khám phá những cách nhìn và hành động mới, để mở ra cơ hội để suy ngẫm, học hỏi, vui chơi và phát huy những gì người khác có. Nếu bạn là người tạo ra sự thay đổi, nhà lãnh đạo, người thực hành, người sáng tạo hoặc chỉ đơn giản là người muốn làm mọi thứ khác đi, đây là một số suy nghĩ để khơi gợi:

Bạn thường thiết kế hoặc đưa ra quyết định từ lăng kính nào?
Bạn đã thử phóng to hay thu nhỏ chưa và nếu có, điều đó giúp bạn định hình lại vấn đề hoặc cách suy nghĩ mới như thế nào? Ví dụ: khi bạn mua một hộp dâu tây trong siêu thị, tất nhiên bạn biết điều gì sẽ xảy ra từ hành trình đó trở đi, nhưng bạn đã nghĩ về cách dâu tây đến được siêu thị chưa? Hạt giống đến từ đâu? Một bài tập đơn giản hoặc sự tò mò để bắt đầu suy nghĩ về hệ thống.
Làm thế nào bạn có thể trở thành người ủng hộ suy nghĩ đó trong nhóm hoặc các cuộc trò chuyện của mình?
Đường ranh giới đỏ kết nối các mối quan hệ hoặc sự phụ thuộc lẫn nhau là gì và có khả năng hợp tác hoặc trò chuyện mới nào không?

Nguồn: https://medium.com/somiacx/systems-thinking-in-design-systems-innovation-7e8707c1458f