Tư duy thiết kế đang thay đổi cách thức lập kế hoạch sự kiện như thế nào

Tư duy thiết kế là một câu cửa miệng đã được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau – từ kinh doanh, đến giáo dục và chăm sóc sức khỏe. Thuật ngữ này hiện đã đi vào không gian lập kế hoạch sự kiện, với các nhà lập kế hoạch sự kiện ngày càng áp dụng các phương pháp tư duy thiết kế khi họ nỗ lực tạo ra các sự kiện lấy khán giả làm trung tâm.

Có nhiều cách để định nghĩa thuật ngữ thông dụng này. Nhưng nói một cách đơn giản, nó đề cập đến việc tập trung vào con người và trải nghiệm, chứ không phải quy trình. Ghi nhớ định nghĩa này, sau đây là ba cách áp dụng tư duy thiết kế vào lập kế hoạch sự kiện đang chuyển đổi cách thức lập kế hoạch sự kiện:

1. Nâng cao trải nghiệm sự kiện thông qua việc quản lý sự gián đoạn.

Tư duy thiết kế là một cách tạo ra kết quả mong muốn và xử lý sự gián đoạn thông qua việc áp dụng các phương pháp thiết kế để thay đổi môi trường của chúng ta. Khi áp dụng vào lĩnh vực lập kế hoạch sự kiện, các phương pháp này cho phép chúng ta tận dụng sự gián đoạn, biến chúng thành cơ hội để kết nối tốt hơn với khán giả của mình.

Hãy lấy việc sử dụng điện thoại thông minh làm ví dụ. Sự tấn công của các thông báo ứng dụng, tin nhắn WhatsApp đến và cảnh báo trên mạng xã hội là những yếu tố gây mất tập trung sẽ thu hút sự chú ý của khán giả. Nhưng thay vì đấu tranh để giành sự chú ý của họ bằng những cách không hiệu quả, bạn có thể biến tình huống này thành lợi thế của mình. Bằng cách sử dụng công nghệ màn hình thứ hai, bạn sẽ biến điện thoại thông minh vốn là nguồn gây mất tập trung thành nền tảng cho phép bạn thu hút khán giả theo một cách hoàn toàn mới.

2. Thành công có thể mở rộng nằm trong tầm tay.

Điểm hấp dẫn của tư duy thiết kế nằm ở cách tiếp cận linh hoạt – có thể áp dụng dần dần để cải thiện các sản phẩm và dịch vụ hiện có hoặc áp dụng cơ bản để tạo ra các giải pháp sáng tạo tác động đến mọi người theo những cách mới.

Áp dụng tính linh hoạt này, bạn sẽ bắt đầu xem xét ngành của mình theo góc nhìn rộng hơn. Bạn sẽ khám phá ra những lĩnh vực cơ hội lớn hơn mà trước đây bạn không nghĩ là tồn tại và phát hiện ra những cách để thu hút khán giả vượt ra ngoài sự kiện thực tế. Điểm này đã được Tim Brown, CEO của IDEO nêu bật trong bài viết “Tư duy thiết kế” – rằng tư duy như một nhà thiết kế có thể biến đổi cách bạn phát triển sản phẩm, dịch vụ, quy trình – và thậm chí là chiến lược.

3. Đưa cấu trúc và cách tiếp cận chiến lược vào kế hoạch sự kiện.

Nguồn: Wikimedia Commons

Việc khai thác các quy trình tư duy thiết kế cho phép bạn chuyển từ cách tiếp cận lập kế hoạch sự kiện truyền thống, đã được thử nghiệm và kiểm chứng sang cách tạo sự kiện có cấu trúc và chiến lược hơn.

Nghe có vẻ phức tạp, nhưng quy trình này không hề phức tạp. Áp dụng mô hình năm phần do công ty thiết kế toàn cầu IDEO phát triển, theo dõi các giai đoạn khám phá, diễn giải, hình thành ý tưởng, thử nghiệm và phát triển.

Mẹo và bài học rút ra: 5 nguyên tắc tư duy thiết kế bạn có thể áp dụng vào thực tế

Là một nhà lập kế hoạch sự kiện, mối quan tâm của bạn chủ yếu xoay quanh cách bạn có thể áp dụng tư duy thiết kế để cải thiện cách bạn tổ chức các sự kiện của mình. Chúng tôi đã tổng hợp năm nguyên tắc tư duy thiết kế bạn có thể thực hành hàng ngày trong quy trình lập kế hoạch sự kiện của mình:

Đặt câu hỏi theo hướng lấy con người làm trung tâm

Trong tư duy thiết kế, trọng tâm là con người và trải nghiệm. Và bằng cách áp dụng cách tiếp cận này khi đặt câu hỏi, bạn sẽ thấy rằng quy trình lập kế hoạch sự kiện của mình sẽ được truyền thêm cảm giác lạc quan mới.

Thay vì hỏi “Làm thế nào để chúng ta có thể giảm 10 phần trăm chi phí cho sự kiện tiếp theo?”, hãy định hình lại các câu hỏi của bạn theo hướng tập trung vào con người để hình thành các câu hỏi như: “Trải nghiệm sự kiện tuyệt vời diễn ra như thế nào từ đầu đến cuối? Làm thế nào để chúng ta có thể tạo ra trải nghiệm như vậy cho khán giả?”

Nguồn: The St. Regis Kuala Lumpur

Khi đặt ra những câu hỏi đúng, The St. Regis Kuala Lumpur nhận ra tầm quan trọng của việc theo kịp những phát triển công nghệ nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của những đối tượng ngày càng am hiểu công nghệ. Không gian sự kiện của khách sạn, như Grand Ballroom được trang bị hệ thống chiếu video tường LED để mang đến trải nghiệm mô phỏng thực tế ảo độc đáo.

Tạo trải nghiệm được cá nhân hóa

Ngày càng nhiều đối tượng của bạn mong đợi các sự kiện mà họ tham dự được điều chỉnh theo nhu cầu của họ theo nhiều cách khác nhau. Vì vậy, thay vì áp dụng cách tiếp cận một kích thước phù hợp với tất cả, hãy chuyển trọng tâm của bạn để thu nhỏ từng đối tượng để xác định nhu cầu riêng của họ.

Cần phải chú ý nhiều đến từng chi tiết và đó là lúc các công ty như Maritz nổi bật giữa đám đông. Trong một sự kiện có hơn 5.000 người tham dự, công ty đã thiết lập hơn 20 trạm làm thủ tục để những người tham dự sự kiện có thể nhận được thẻ tên của họ ngay lập tức. Mỗi huy hiệu đều được trang bị các tính năng tiện dụng và thông tin cần thiết, như chương trình nghị sự đầy đủ và thông tin cá nhân của từng khách, cũng như mã QR và thẻ RFID – cả hai đều cung cấp quyền truy cập phiên cho người tham dự và dữ liệu di chuyển của từng khách cho người tổ chức sự kiện.

Xem xét trải nghiệm của khán giả theo cách toàn diện

Mặc dù tạo ra nhiều cơ hội để kết nối và cung cấp cho khán giả thông tin mà họ tìm kiếm là mục tiêu thiết yếu đối với bất kỳ người lập kế hoạch sự kiện nào, nhưng việc xem xét nhu cầu của họ theo cách toàn diện cũng quan trọng không kém – chẳng hạn như biến sức khỏe của họ thành yếu tố chính trong quy trình lập kế hoạch sự kiện của bạn.

Nguồn: Sheraton Bali Kuta Resort

Tương tự như vậy, Sheraton Bali Kuta Resort đã giới thiệu buổi mát-xa SHINE Spa (người tham dự sẽ được mát-xa lưng trong ba phút trong giờ giải lao) và Sheraton Meeting Energizer (cho phép những người tham gia sự kiện của bạn tăng cường năng lượng trong hoạt động thể dục vui nhộn kéo dài 15 phút sau bữa trưa) để đảm bảo trải nghiệm luôn tốt.

Thử nghiệm với các nguyên mẫu sự kiện

Bạn có một sự kiện quy mô lớn trong kế hoạch? Hãy tạo một “sự kiện nguyên mẫu” cho một tỷ lệ nhỏ đối tượng mục tiêu thực tế của bạn. Sau sự kiện, hãy thực hiện theo các bước sau: xác định điều gì hiệu quả và điều gì không, thực hiện các điều chỉnh và đưa ra một “nguyên mẫu” khác. Khi đến thời điểm diễn ra sự kiện thực tế của bạn, hầu hết các vấn đề sẽ được giải quyết để bạn có một “sản phẩm” tốt hơn nhiều so với trước đây.

Đây là một mẹo: tìm kiếm địa điểm cung cấp không gian linh hoạt. Nếu địa điểm được trang bị các không gian họp lớn và nhỏ – từ phòng nhỏ gọn cho dưới 50 khách, đến hội trường rộng rãi có sức chứa hàng nghìn người – bạn sẽ tìm thấy nơi thử nghiệm hoàn hảo cho “nguyên mẫu sự kiện” của mình.

Đa dạng hóa nhóm của bạn

Nguồn: Flickr

Các nhóm đa ngành được chấp nhận trong tư duy thiết kế, vì quy trình này phụ thuộc vào sự hợp tác, lặp lại và ý tưởng triệt để. Có vẻ không bình thường khi đưa những cá nhân có nền tảng về nhân sự, kỹ thuật hoặc tài chính vào quá trình lập kế hoạch sự kiện, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về giá trị và ý tưởng mà họ mang lại cho nhóm của bạn.

Nguồn: https://www.linkedin.com/pulse/how-design-thinking-transforming-way-events-planned-xue-ying-mei/