Tư duy thiết kế trong quản lý dự án: Tại sao và làm thế nào để thực hiện?

Tìm hiểu tư duy thiết kế là gì, quy trình thực hiện tư duy thiết kế và cách người quản lý dự án có thể triển khai tư duy thiết kế vào công việc của mình để tạo ra các dự án tập trung vào người dùng và mang tính cộng tác hơn (cùng nhiều lợi ích khác!)

Giải quyết các vấn đề phức tạp và không rõ ràng là một phần phổ biến của các dự án và quản lý dự án. Khi đầu ra của một dự án được dự định là duy nhất và thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào sự chấp nhận của người dùng cuối, tư duy thiết kế có thể là một phương pháp luận rất phù hợp để áp dụng.

Hiểu được phương pháp luận tư duy thiết kế và một số hành vi thúc đẩy thành công trong quá trình này có thể bổ sung các công cụ mạnh mẽ vào hộp công cụ quản lý dự án của bạn và giúp bạn nâng cao trình độ với tư cách là người quản lý dự án.

Tôi là Mark, và đã dành nhiều năm giải quyết các vấn đề trong môi trường phức tạp (như vùng chiến sự), cũng như thực hiện nhiều dự án trên khắp thế giới, hiện tôi đang lãnh đạo một công ty tư vấn tại một công ty dịch vụ chuyên nghiệp lớn, tư vấn cho khách hàng về các dự án vốn và các chủ đề khác có tác động chiến lược.

Tư duy thiết kế là gì?
Tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề nhấn mạnh vào việc hiểu và đồng cảm với người dùng để tạo ra các giải pháp sáng tạo. Nó khuyến khích tư duy lấy con người làm trung tâm và thúc đẩy sự hợp tác và thử nghiệm.

Khi áp dụng vào quản lý dự án, tư duy thiết kế mang đến một góc nhìn mới mẻ và giúp giải quyết hiệu quả các thách thức phức tạp.

Trong quản lý dự án, tư duy thiết kế bắt đầu bằng việc xác định rõ vấn đề và hiểu rõ nhu cầu cũng như mục tiêu của các bên liên quan. Nó khuyến khích các nhà quản lý dự án tham gia vào việc lắng nghe tích cực, đồng cảm và quan sát hành vi của người dùng để khám phá ra những hiểu biết thúc đẩy dự án tiến triển.

Tư duy thiết kế cũng thúc đẩy các buổi lên ý tưởng và động não để tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo. Sau đó, những ý tưởng này được đánh giá và tinh chỉnh để xác định các giải pháp khả thi nhất.

Tạo mẫu nhanh và thử nghiệm là một phần không thể thiếu của tư duy thiết kế, cho phép các nhà quản lý dự án lặp lại và tinh chỉnh cách tiếp cận của họ dựa trên phản hồi của người dùng.

Bằng cách áp dụng các nguyên tắc tư duy thiết kế trong quản lý dự án, các nhóm có thể cải thiện sự hài lòng của người dùng, tăng cường sự đổi mới và giảm nguy cơ mắc phải những sai lầm tốn kém.

Nó thúc đẩy một quá trình hợp tác và lặp lại khuyến khích sự cởi mở và linh hoạt, cuối cùng dẫn đến các dự án thành công hơn và các bên liên quan hài lòng.

6 lợi ích của tư duy thiết kế trong quản lý dự án

Dưới đây là 6 lợi ích chính của tư duy thiết kế trong quản lý dự án.

Tư duy thiết kế mang lại một số lợi ích đáng chú ý cho quản lý dự án, trao quyền cho các nhóm để điều hướng các thách thức phức tạp một cách khéo léo. Sau đây là sáu lợi thế sâu sắc:

1. Giải pháp lấy người dùng làm trung tâm

Tư duy thiết kế đặt người dùng vào trọng tâm của quản lý dự án. Bằng cách đồng cảm với nhu cầu, mong muốn và điểm khó khăn của người dùng cuối, các nhóm có thể tạo ra các giải pháp thực sự phù hợp với các bên liên quan.

Cách tiếp cận này đảm bảo rằng các dự án mang lại giá trị hữu hình và nâng cao sự hài lòng của người dùng và trải nghiệm của khách hàng, thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn và lòng trung thành với thương hiệu.

2. Tăng cường khả năng sáng tạo

Tư duy thiết kế thúc đẩy văn hóa ý tưởng và tư duy sáng tạo. Nó khuyến khích các nhóm khám phá nhiều góc nhìn khác nhau, thoát khỏi những ràng buộc thông thường và tạo ra vô số ý tưởng sáng tạo.

Sự truyền tải tư duy mới mẻ này khơi dậy sự sáng tạo, mở ra những khả năng chưa được khai thác và thúc đẩy kết quả dự án mang tính chuyển đổi.

3. Tinh chỉnh lặp đi lặp lại

Thay vì hướng đến sự hoàn hảo ngay từ đầu, tư duy thiết kế áp dụng quy trình lặp đi lặp lại của việc tạo mẫu và thử nghiệm.

Bằng cách thu thập phản hồi của người dùng sớm và thường xuyên, các nhà quản lý dự án có thể tinh chỉnh các giải pháp của mình theo từng bước, giảm nguy cơ mắc lỗi tốn kém và đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng được nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng.

4. Hợp tác và đa dạng

Tư duy thiết kế nhấn mạnh vào giải quyết vấn đề theo nhóm. Nó khuyến khích các nhóm chức năng chéo có nhiều nền tảng và chuyên môn khác nhau hợp tác, thúc đẩy trao đổi ý tưởng sôi nổi.

Sự đa dạng về góc nhìn này củng cố khả năng ra quyết định và thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp mạnh mẽ và toàn diện hơn.

5. Khả năng thích ứng nhanh nhẹn

Tư duy thiết kế phù hợp hoàn hảo với các phương pháp quản lý dự án nhanh nhẹn. Bản chất lặp đi lặp lại và lấy người dùng làm trung tâm của nó cho phép các nhóm dự án phản ứng nhanh chóng với các yêu cầu thay đổi và động lực thị trường.

Khả năng thích ứng này đảm bảo các dự án luôn đi đúng hướng, giảm thiểu rủi ro và tăng tính linh hoạt chung của tổ chức.

6. Chất xúc tác đổi mới

Tư duy thiết kế đóng vai trò là chất xúc tác cho sự đổi mới trong quản lý dự án. Nó thách thức các nhóm suy nghĩ vượt ra ngoài những điều hiển nhiên và hình dung ra những khả năng mới.

Bằng cách thúc đẩy văn hóa thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và học hỏi liên tục, tư duy thiết kế trao quyền cho các tổ chức thúc đẩy những đổi mới đột phá và luôn đi đầu trong bối cảnh kinh doanh đang phát triển nhanh chóng.

Việc áp dụng các nguyên tắc tư duy thiết kế trong quản lý dự án không chỉ nâng cao sự hài lòng và tính sáng tạo của người dùng mà còn nuôi dưỡng tư duy hợp tác, nhanh nhẹn và đổi mới trong các nhóm.

Cách tiếp cận toàn diện này dẫn đến kết quả dự án mang tính chuyển đổi và định vị các tổ chức để đạt được thành công lâu dài.

Quy trình tư duy thiết kế gồm 5 bước
Tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề mạnh mẽ giúp các nhà quản lý dự án điều hướng những thách thức phức tạp với trọng tâm lấy con người làm trung tâm.

Bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống, các nhóm có thể giải phóng sự sáng tạo, sự đồng cảm và sự hợp tác để thúc đẩy các giải pháp sáng tạo.

Hãy cùng khám phá năm bước thiết yếu của tư duy thiết kế và khám phá cách chúng có thể được áp dụng vào quản lý dự án để đạt được những kết quả đáng chú ý.

1. Thấu hiểu: Hiểu nhu cầu sử dụng

Trong bước này, các nhà quản lý dự án sẽ đào sâu tìm hiểu nhu cầu, mong muốn và điểm khó khăn của người dùng.

Ví dụ, khi phát triển ứng dụng di động, các nhà quản lý dự án có thể tiến hành phỏng vấn và khảo sát người dùng để thấu hiểu người dùng tiềm năng.

Bằng cách hiểu rõ hơn về sở thích và thách thức của họ, nhóm dự án có thể sắp xếp các tính năng và chức năng của ứng dụng để mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng.

2. Xác định: Nêu rõ vấn đề

Sau khi thấu hiểu, điều quan trọng là phải xác định câu lệnh vấn đề một cách ngắn gọn. Ví dụ, khi thiết kế giải pháp đóng gói bền vững, nhóm dự án có thể xác định vấn đề là giảm rác thải nhựa và tác động đến môi trường.

Bằng cách xác định rõ vấn đề, các nhà quản lý dự án có thể sắp xếp các nỗ lực của nhóm và đặt ra các đầu vào và mục tiêu rõ ràng cho dự án.

3. Lên ý tưởng: Tạo ra các giải pháp sáng tạo

Lên ý tưởng khuyến khích tạo ra các ý tưởng đa dạng và sáng tạo—phần thú vị nhất của tư duy thiết kế! Trong dự án phát triển web hoặc phát triển phần mềm, nhóm có thể tiến hành các buổi động não để khám phá nhiều cách tiếp cận khác nhau nhằm tăng cường sự tham gia của người dùng.

Bằng cách thúc đẩy một môi trường cởi mở và hợp tác, các nhà quản lý dự án cho phép các thành viên trong nhóm phát huy khả năng sáng tạo của mình và đề xuất các giải pháp như trò chơi tương tác hoặc các đề xuất được cá nhân hóa cho người dùng.

4. Nguyên mẫu: Xây dựng và thử nghiệm các khái niệm

Nguyên mẫu liên quan đến việc chuyển đổi các ý tưởng thành các biểu diễn hữu hình. Khi thiết kế một sản phẩm mới, các nhà quản lý dự án có thể tạo ra các nguyên mẫu vật lý hoặc kỹ thuật số để thu thập phản hồi có giá trị từ người dùng.

Ví dụ, một dự án thiết kế đồ nội thất có thể liên quan đến việc xây dựng một mô hình thu nhỏ để đánh giá khả năng sử dụng và tính thẩm mỹ. Bằng cách thử nghiệm các nguyên mẫu, các nhóm dự án có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện ngay từ đầu, giảm thiểu các lần sửa đổi tốn kém sau này trong quá trình này.

5. Kiểm tra: Thu thập phản hồi của người dùng

Kiểm tra liên quan đến việc thu thập phản hồi từ người dùng để tinh chỉnh và xác thực các khái niệm. Giả sử một chiến dịch tiếp thị đang được phát triển. Trong trường hợp đó, các nhà quản lý dự án có thể tiến hành các nhóm tập trung hoặc thử nghiệm khả năng sử dụng để thu thập thông tin chi tiết về phản ứng, sở thích và đề xuất của người dùng.

Bằng cách kết hợp phản hồi của người dùng, nhóm dự án có thể tinh chỉnh các chiến lược và đảm bảo sản phẩm hoặc chiến dịch cuối cùng tạo được tiếng vang hiệu quả với đối tượng mục tiêu.

Cách áp dụng tư duy thiết kế vào dự án
Việc áp dụng tư duy thiết kế vào các dự án đòi hỏi các nhà quản lý dự án phải áp dụng tư duy bao gồm sự đồng cảm, hợp tác và đổi mới. Để triển khai tư duy thiết kế thành công, các nhà quản lý dự án có thể áp dụng một phương pháp tiếp cận có cấu trúc.

Để lập kế hoạch triển khai tư duy thiết kế trong một dự án, các nhà quản lý dự án nên bắt đầu bằng cách tiến hành đánh giá toàn diện dự án. Điều này bao gồm việc xác định các lĩnh vực vấn đề chính và đánh giá giai đoạn nào của dự án có thể hưởng lợi nhiều nhất từ ​​phương pháp tiếp cận tư duy thiết kế.

Bằng cách hiểu các thách thức và cơ hội cụ thể, các nhà quản lý dự án có thể kết hợp các hoạt động tư duy thiết kế một cách chiến lược.

Sau khi xác định được các lĩnh vực vấn đề, các nhà quản lý dự án nên đặt ra các mục tiêu rõ ràng và xác định các số liệu thành công phù hợp với kết quả mong muốn. Các mục tiêu này đóng vai trò là nguyên tắc chỉ đạo trong suốt quá trình tư duy thiết kế và giúp theo dõi tiến độ.

Điều quan trọng nữa là phải thiết lập một mốc thời gian tích hợp các hoạt động tư duy thiết kế vào hướng dẫn chiến lược dự án, đảm bảo chúng được đan xen liền mạch vào quy trình làm việc của dự án.

Việc lập kế hoạch quản lý nguồn lực là điều cần thiết để hỗ trợ việc triển khai tư duy thiết kế. Điều này bao gồm việc phân bổ thời gian chuyên dụng cho nghiên cứu, lên ý tưởng, tạo mẫu và thử nghiệm.

Cần phân bổ đủ ngân sách cho các công cụ, vật liệu và thử nghiệm người dùng tiềm năng. Bằng cách cung cấp các nguồn lực cần thiết, các nhà quản lý dự án cho phép nhóm tham gia đầy đủ vào quy trình tư duy thiết kế.

Tạo không gian làm việc cộng tác hoặc sử dụng nền tảng kỹ thuật số thúc đẩy giao tiếp liên chức năng và chia sẻ ý tưởng.

Bằng cách thiết lập một không gian chuyên dụng để cộng tác, chẳng hạn như phòng thiết kế vật lý hoặc công cụ cộng tác thiết kế, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ hiểu biết, động não về ý tưởng và cộng tác hiệu quả, bất kể hạn chế về mặt địa lý.

Các công cụ hữu ích khác có thể bao gồm phần mềm tạo mẫu để trực quan hóa các giải pháp, công cụ quản lý tác vụ để theo dõi tiến độ và phần mềm chuyên dụng như phần mềm quy trình xây dựng cho các dự án trong các ngành đòi hỏi phải lập lịch trình chi tiết, phân bổ nguồn lực và phối hợp tác vụ.

Cuối cùng, các nhà quản lý dự án nên ưu tiên cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm. Đây có thể là một khái niệm mới, đòi hỏi phải quản lý thay đổi mạnh mẽ khi bạn hướng dẫn mọi người từng bước một.

Thậm chí hãy cân nhắc sử dụng một chuyên gia hỗ trợ hoặc huấn luyện viên tư duy thiết kế để giúp đỡ. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các nguyên tắc và kỹ thuật của tư duy thiết kế và vai trò của họ trong quy trình.

Các buổi đào tạo, hội thảo hoặc thậm chí đưa các chuyên gia tư duy thiết kế bên ngoài vào có thể giúp xây dựng bộ kỹ năng cần thiết trong nhóm, thúc đẩy sự hiểu biết và cam kết chung đối với khái niệm tư duy thiết kế.

Tiếp theo là gì?
Một phương pháp tư duy thiết kế không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi yếu tố, mọi dự án, mọi lúc. Tuy nhiên, hãy giữ quy trình và tư duy trong túi sau của bạn, trong trường hợp cơ hội phù hợp xuất hiện.

Quy trình tư duy thiết kế 5 bước trao quyền cho các nhà quản lý dự án giải quyết các thách thức phức tạp bằng phương pháp tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm, nhanh nhẹn, sáng tạo và lặp đi lặp lại. Bằng cách đồng cảm, xác định, đưa ra ý tưởng, tạo mẫu và thử nghiệm, các nhóm dự án có thể thúc đẩy sự đổi mới, nâng cao trải nghiệm của người dùng và mang lại kết quả đáng chú ý.

Cho dù phát triển các giải pháp kỹ thuật số, thiết kế sản phẩm vật lý hay định hình các chiến dịch tiếp thị, việc áp dụng các nguyên tắc tư duy thiết kế sẽ làm phong phú thêm hành trình quản lý dự án, dẫn đến thành công.

Nguồn: https://thedigitalprojectmanager.com/projects/pm-methodology/design-thinking-project-management/