Tư duy thiết kế để quản lý dự án hiệu quả

Tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Đây là một phương pháp lấy con người làm trung tâm, tập trung vào việc hiểu nhu cầu và mong muốn của người dùng cuối và sử dụng thông tin đó để tạo ra các giải pháp sáng tạo. Mặc dù theo truyền thống gắn liền với thiết kế sản phẩm, tư duy thiết kế cũng có thể được áp dụng vào quản lý dự án.

Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ khám phá những lợi ích của việc sử dụng tư duy thiết kế trong quản lý dự án và cung cấp các mẹo thực tế để kết hợp phương pháp này vào quy trình lập kế hoạch dự án của bạn. Cho dù bạn là một nhà quản lý dự án dày dặn kinh nghiệm hay mới bắt đầu, bài đăng này sẽ cung cấp những hiểu biết có giá trị về cách tư duy thiết kế có thể giúp bạn đạt được thành công trong dự án. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu và khám phá sức mạnh của tư duy thiết kế trong quản lý dự án!

Tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề đặt người dùng vào trung tâm của quy trình. Phương pháp này được phát triển bởi giáo sư Tim Brown của Đại học Stanford và giám đốc điều hành của IDEO, một công ty đổi mới sáng tạo. Mục đích của tư duy thiết kế là tạo ra các giải pháp sáng tạo đáp ứng nhu cầu của người dùng theo cách vừa thiết thực vừa đẹp về mặt thẩm mỹ.

Tư duy thiết kế bao gồm việc hiểu nhu cầu và mục tiêu của người dùng, tạo ra ý tưởng, tạo mẫu và thử nghiệm, và lặp lại cho đến khi tìm ra giải pháp đáp ứng mọi tiêu chí
Tư duy thiết kế đã trở thành một công cụ thiết yếu trong quản lý dự án, vì nó giúp các nhóm tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp. Bằng cách đưa người dùng vào quy trình, tư duy thiết kế giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng là thứ đáp ứng nhu cầu của họ, dẫn đến sự hài lòng và thành công lớn hơn.

Ngoài ra, bản chất lặp đi lặp lại của tư duy thiết kế có nghĩa là các nhóm có thể nhanh chóng kiểm tra và tinh chỉnh ý tưởng của mình, giảm nguy cơ mắc phải những sai lầm tốn kém sau này. Nhìn chung, tư duy thiết kế đã cách mạng hóa cách các nhóm tiếp cận giải quyết vấn đề, khiến nó tập trung hơn vào người dùng, sáng tạo hơn và hiệu quả hơn!

Lợi ích của tư duy thiết kế trong quản lý dự án
Vì tư duy thiết kế là phương pháp tiếp cận lấy con người làm trung tâm, đặt nhu cầu của người dùng vào trọng tâm của quy trình, bạn có thể Trong quản lý dự án, tư duy thiết kế có thể giúp các nhóm mang lại kết quả tốt hơn, thúc đẩy đổi mới và cải thiện chất lượng công việc của họ.

Hãy cùng xem xét một số lợi ích khác:

Phương pháp tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm: Tư duy thiết kế cho phép các nhà quản lý dự án áp dụng phương pháp tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm vào công việc của họ. Bằng cách hiểu được nhu cầu và mong muốn của người dùng cuối, các nhóm dự án có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của họ và vượt quá mong đợi của họ.
Cải thiện sự cộng tác: Tư duy thiết kế khuyến khích sự cộng tác và đồng sáng tạo trong các nhóm dự án. Nó cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để phát triển các giải pháp giải quyết các vấn đề và thách thức phức tạp.
Nâng cao khả năng sáng tạo: Khung này là một quy trình sáng tạo khuyến khích các nhóm suy nghĩ vượt ra ngoài khuôn khổ và đưa ra các giải pháp sáng tạo. Bằng cách sử dụng phương pháp tư duy thiết kế, các nhóm dự án có thể tạo ra những ý tưởng và khái niệm mới có thể đã bị bỏ qua trong phương pháp quản lý dự án truyền thống.

Phát triển lặp đi lặp lại: Tư duy thiết kế là một quá trình lặp đi lặp lại bao gồm việc thử nghiệm và tinh chỉnh các ý tưởng theo thời gian. Phương pháp này cho phép các nhóm dự án cải thiện và điều chỉnh công việc của họ dựa trên phản hồi và dữ liệu của người dùng.
Tăng tính linh hoạt: Đây là một phương pháp linh hoạt có thể được điều chỉnh cho các dự án và tình huống khác nhau. Nó cho phép các nhóm dự án trở nên nhanh nhẹn và phản ứng nhanh, thực hiện các thay đổi khi cần thiết để đảm bảo họ đang mang lại kết quả tốt nhất có thể.

5 bước của tư duy thiết kế
Quy trình tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề bao gồm việc đồng cảm với người dùng, xác định vấn đề, đưa ra giải pháp, tạo mẫu và thử nghiệm. Sau đây là giải thích chi tiết về từng bước:

Đồng cảm: Trong bước này, bạn hãy đặt mình vào vị trí của người dùng để hiểu nhu cầu, trải nghiệm và điểm khó khăn của họ. Bạn có thể tiến hành phỏng vấn, khảo sát hoặc quan sát để hiểu sâu hơn về hành vi và động lực của họ.
Xác định: Sau khi thu thập được thông tin chi tiết, bạn hãy xác định vấn đề mà bạn muốn giải quyết. Bạn nên định hình vấn đề theo cách cụ thể, có thể thực hiện được và tập trung vào nhu cầu của người dùng.
Lên ý tưởng: Trong bước này, bạn tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt để giải quyết vấn đề. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật động não, chẳng hạn như sơ đồ tư duy hoặc SCAMPER, để đưa ra các giải pháp sáng tạo.
Nguyên mẫu: Sau khi đã chọn được những ý tưởng tốt nhất, bạn hãy tạo nguyên mẫu để thử nghiệm chúng. Nguyên mẫu có thể bao gồm từ bản phác thảo hoặc mô hình đến các mô hình hoàn chỉnh. Mục tiêu là nhận phản hồi từ người dùng và tinh chỉnh các giải pháp.
Kiểm tra: Ở bước cuối cùng, bạn kiểm tra các nguyên mẫu với người dùng và thu thập phản hồi. Phản hồi này sẽ giúp bạn tinh chỉnh các giải pháp và đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Bạn có thể cần lặp lại các bước lên ý tưởng, tạo nguyên mẫu và kiểm tra nhiều lần cho đến khi có được giải pháp khả thi.

Tư duy thiết kế để quản lý dự án thành công: Hướng dẫn mở khóa sự đổi mới và sáng tạo
Quản lý dự án bao gồm việc xác định các yêu cầu của dự án, lập kế hoạch dự án và phối hợp các nguồn lực để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và làm hài lòng các bên liên quan. Nhưng quan trọng nhất, quản lý dự án hiệu quả cũng bao gồm giải quyết vấn đề, ra quyết định và quản lý rủi ro.

Và, cách tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu đó là gì? Bằng cách thiết kế luồng suy nghĩ của bạn…

Mối quan hệ giữa tư duy thiết kế và quản lý dự án là bổ sung cho nhau. Quản lý dự án cung cấp cấu trúc và khuôn khổ để quản lý các nguồn lực và đạt được mục tiêu, trong khi tư duy thiết kế cung cấp phương pháp luận để tạo ra các giải pháp sáng tạo đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Tuy nhiên, làm thế nào để bạn triển khai thành công tư duy thiết kế trong quản lý dự án? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn!

Dưới đây là mô hình tuyệt vời về cách triển khai tư duy thiết kế trong quản lý dự án. Tìm mô hình mở rộng tại đây của Quản lý dự án.

Quy trình làm việc của dự án trong tầm nhìn của tư duy thiết kế nên bắt đầu bằng sự đồng cảm.

Đồng cảm
Trước tiên, bạn cần hiểu những người tham gia vào dự án của mình. Điều này bao gồm khách hàng và nhóm dự án của bạn. Đồng cảm có nghĩa là hiểu nhu cầu, mong muốn và điểm khó khăn của họ. Bạn cần đi sâu vào thế giới của họ để thực sự hiểu họ, và điều này bao gồm từ môi trường của họ, chẳng hạn như văn hóa và quy trình tổ chức của họ, đến các yếu tố ảnh hưởng đến việc định hình nhóm dự án của bạn, chẳng hạn như sự đa dạng văn hóa, bối cảnh dự án, đạo đức nghề nghiệp, v.v.

Khi cố gắng hiểu dự án, hãy đặt những câu hỏi sau:

Dự án là về cái gì?
Điều gì thúc đẩy dự án?
Các giá trị cốt lõi là gì?
Mục tiêu cuối cùng là gì?
Hiểu các giá trị cốt lõi của dự án và công ty có thể giúp bạn sắp xếp các mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng các mục tiêu cuối cùng đáp ứng được nhu cầu của mọi người. Ngoài ra, khi hiểu nhóm dự án của mình, bạn cần đặt những câu hỏi như:

Bối cảnh của họ là gì?
Điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì?
Điều gì thúc đẩy họ?
Bằng cách hiểu nhóm dự án của bạn, bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ và đảm bảo rằng họ có năng suất và động lực trong suốt dự án. Nhìn chung, việc đồng cảm với khách hàng, công ty và nhóm dự án của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.

Xác định
Sau khi đồng cảm với công ty hoặc nhóm đằng sau dự án, bước tiếp theo là xác định thách thức bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

Vấn đề hoặc cơ hội mà bạn đang cố gắng giải quyết là gì?
Nguồn gốc của thách thức là gì?
Ai là người đứng sau thách thức?
Để nêu rõ thách thức và đặt ra tầm nhìn rõ ràng, bạn có thể sử dụng các công cụ như tuyên bố vấn đề, nhân vật và đề xuất giá trị. Điều quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng để thu thập thông tin và hiểu biết có liên quan.

Sau đây là một số mẹo cần ghi nhớ:

Tiếp cận thách thức với tâm trí cởi mở và sẵn sàng học hỏi.
Nói chuyện với các bên liên quan và người dùng để thu thập các quan điểm đa dạng.
Sử dụng dữ liệu và phân tích để hỗ trợ các phát hiện của bạn.
Nêu rõ thách thức theo cách mà mọi người liên quan đều có thể hiểu được.

Lên ý tưởng
Lên ý tưởng là quá trình tạo ra và khám phá những ý tưởng mới và các giải pháp tiềm năng cho một vấn đề. Đây là một bước thiết yếu trong quá trình tư duy thiết kế và đòi hỏi sự hợp tác và sáng tạo để đưa ra các giải pháp sáng tạo. Sau đây là một số điểm chính cần cân nhắc khi lên ý tưởng:

Động não: Bắt đầu bằng cách tập hợp một nhóm người đa dạng, bao gồm các bên liên quan và thành viên nhóm, để tạo ra ý tưởng. Sử dụng các kỹ thuật như lập sơ đồ tư duy, phác thảo và tạo mẫu nhanh để khám phá các khả năng khác nhau.
Ưu tiên: Khi bạn có danh sách các giải pháp tiềm năng, hãy ưu tiên chúng dựa trên tính khả thi, tác động và sự phù hợp của chúng với mục tiêu của bạn. Xem xét các nguồn lực và thời gian cần thiết để triển khai từng giải pháp và chọn ra những giải pháp hứa hẹn nhất.
Kiểm tra và lặp lại: Kiểm tra ý tưởng của bạn bằng cách tạo nguyên mẫu và nhận phản hồi từ người dùng. Sử dụng phản hồi này để tinh chỉnh và cải thiện các giải pháp của bạn và lặp lại cho đến khi bạn có một giải pháp khả thi.
Hãy nhớ rằng lên ý tưởng là một quá trình lặp đi lặp lại và điều cần thiết là phải luôn cởi mở và linh hoạt. Khuyến khích mọi người chia sẻ ý tưởng của họ và sẵn sàng thay đổi nếu cần. Bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận hợp tác và sáng tạo, bạn có thể tạo ra các giải pháp sáng tạo đáp ứng nhu cầu của mình và vượt quá mong đợi của bạn.

Nguyên mẫu
Nguyên mẫu là một giai đoạn quan trọng trong quy trình tư duy thiết kế vì nó cho phép bạn thử nghiệm và tinh chỉnh các ý tưởng của mình trước khi đưa ra giải pháp cuối cùng. Bằng cách tạo các phiên bản có độ trung thực thấp của các giải pháp tiềm năng, bạn có thể nhanh chóng lặp lại và cải thiện dựa trên phản hồi từ người dùng và các bên liên quan.

Có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để tạo nguyên mẫu như:

Khung dây: Đây là những bản phác thảo đơn giản, đen trắng về giải pháp của bạn, tập trung vào bố cục và chức năng.
Bảng phân cảnh: Bảng phân cảnh là những câu chuyện trực quan minh họa cách giải pháp của bạn sẽ được sử dụng trong các tình huống thực tế.
Mô hình: Đây là những biểu diễn chi tiết hơn về giải pháp của bạn, cho thấy giải pháp đó sẽ trông như thế nào và hoạt động ra sao.
Khi tạo nguyên mẫu, điều quan trọng cần lưu ý là chúng không nhất thiết phải hoàn hảo. Mục tiêu là tạo ra thứ gì đó cho phép bạn thử nghiệm ý tưởng của mình và nhận phản hồi từ người khác. Tốt hơn là tạo nhiều nguyên mẫu và thử nghiệm chúng sớm và thường xuyên, thay vì dành quá nhiều thời gian cho một nguyên mẫu duy nhất có thể không hiệu quả.

Tạo nguyên mẫu cũng là cơ hội để cộng tác với những người khác và nhận được ý kiến ​​đóng góp của họ về ý tưởng của bạn. Điều quan trọng là tiếp cận tạo nguyên mẫu với tư duy cởi mở và sẵn sàng thay đổi. Không phải mọi nguyên mẫu đều hiệu quả và điều đó không sao cả. Mục tiêu là học hỏi từ mỗi lần lặp lại và sử dụng phản hồi đó để tạo ra giải pháp tốt hơn!

Kiểm tra
Kiểm tra là một bước quan trọng trong quy trình tư duy thiết kế vì nó cho phép các nhà quản lý dự án xác thực ý tưởng của họ và đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu của đối tượng mục tiêu. Bằng cách kiểm tra các nguyên mẫu với người dùng thực, các nhà quản lý dự án có thể thu thập phản hồi có giá trị giúp họ tinh chỉnh các giải pháp của mình và làm cho chúng hiệu quả hơn.

Một trong những cách kiểm tra bao gồm:

Kiểm tra khả năng sử dụng là một trong những công cụ phổ biến nhất được sử dụng để đánh giá các nguyên mẫu. Nó bao gồm việc quan sát người dùng khi họ tương tác với nguyên mẫu và ghi lại mọi vấn đề họ gặp phải.

Kiểm tra A/B bao gồm việc so sánh hai phiên bản của một nguyên mẫu để xác định phiên bản nào hiệu quả hơn.

Khảo sát cũng có thể được sử dụng để thu thập phản hồi từ nhiều đối tượng hơn và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về sở thích và nhu cầu của người dùng.
Bằng cách sử dụng các công cụ kiểm tra này, các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các giải pháp của họ lấy người dùng làm trung tâm và đáp ứng được nhu cầu của đối tượng mục tiêu. Ngoài các công cụ kiểm tra này, các nhà quản lý dự án cần cởi mở với phản hồi và sẵn sàng lặp lại các giải pháp của mình khi cần.

Điều này có nghĩa là dành thời gian để phân tích phản hồi thu thập được trong quá trình kiểm tra và thực hiện các thay đổi đối với nguyên mẫu dựa trên phản hồi đó. Bằng cách tiếp tục lặp lại và tinh chỉnh các giải pháp của mình, các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo rằng họ đang cung cấp sản phẩm tốt nhất có thể cho người dùng của mình.

Bài học rút ra
Thành công của tư duy thiết kế trong quản lý dự án phụ thuộc vào sự sẵn sàng chấp nhận sự mơ hồ và sự sẵn sàng lặp lại. Các nhà quản lý dự án phải sẵn sàng thay đổi khi họ tìm hiểu thêm về người dùng của mình và vấn đề mà họ đang cố gắng giải quyết. Bằng cách áp dụng tư duy thiết kế, các nhà quản lý dự án có thể tạo ra các sản phẩm thực sự sáng tạo và có tác động.

Nếu bạn đang muốn tích hợp tư duy thiết kế vào phương pháp quản lý dự án của mình, hãy bắt đầu bằng cách tập trung vào sự đồng cảm và thử nghiệm. Hãy dành thời gian để thực sự hiểu người dùng và nhu cầu của họ, và đừng ngại thử các phương pháp tiếp cận mới. Với tư duy và phương pháp tiếp cận phù hợp, tư duy thiết kế có thể giúp bạn tạo ra các sản phẩm thực sự mang tính biến đổi!

Nhóm Monitask

Nguồn: https://www.monitask.com/en/blog/design-thinking-for-effective-project-management-for-pms