12 rào cản đối với giao tiếp hiệu quả và tại sao chúng quan trọng

Rào cản đối với giao tiếp hướng đến mục tiêu có thể tác động tiêu cực đến các mối quan hệ kinh doanh, gia đình và thân mật. Nhận thức được những rào cản giao tiếp phổ biến có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại của mối quan hệ. Giao tiếp là thành phần chính trong việc xây dựng mối quan hệ, vì vậy nếu bạn không nhận thức được động lực diễn ra giữa bạn và người khác, bạn có thể bỏ lỡ một số cơ hội lớn để kết nối.

1. Đưa ra phán đoán
Việc đưa ra phán đoán, chẳng hạn như chỉ trích, gọi tên, chẩn đoán hoặc thậm chí khen ngợi, có thể làm suy yếu đáng kể giao tiếp. Những hành động này có thể gây ra phản ứng phòng thủ, làm giảm hiệu quả của cuộc đối thoại.

Ví dụ, nếu người quản lý liên tục chỉ trích nỗ lực của nhân viên, dán nhãn họ là “cẩu thả” hoặc “bất cẩn”, nhân viên có thể cảm thấy bị đánh giá thấp và trở nên phòng thủ, đóng cửa giao tiếp thêm. Tương tự như vậy, việc chẩn đoán ai đó trong một cuộc trò chuyện, chẳng hạn như nói “Bạn chỉ đang hoang tưởng” có thể khiến người đó cảm thấy bị hiểu lầm hoặc bị bỏ rơi.

Ngay cả những tương tác có vẻ tích cực như khen ngợi cũng có thể tạo ra rào cản. Khi lời khen được coi là không chân thành hoặc quá mức, nó có thể dẫn đến sự khó chịu hoặc hoài nghi.

Ví dụ, nếu một đồng nghiệp liên tục khen ngợi công việc của người khác quá mức, người nhận có thể bắt đầu đặt câu hỏi về mục đích thực sự của lời khen và liệu có động cơ thầm kín nào không. Sự hoài nghi này có thể ngăn cản sự tham gia thực sự và khiến cá nhân được khen ngợi cảnh giác với các tương tác tiếp theo, kìm hãm sự giao tiếp và kết nối thực sự.

2. Gửi giải pháp
Việc đưa ra giải pháp quá nhanh cho vấn đề của người khác là rào cản giao tiếp thường gặp, có thể làm giảm hiệu quả của tương tác. Ví dụ, nếu một người bạn chia sẻ sự thất vọng của họ về một dự án đầy thách thức tại nơi làm việc và bạn ngay lập tức trả lời rằng “Tại sao bạn không giao phó một số nhiệm vụ?”, điều này có thể được coi là coi thường.

Phản ứng này cho thấy vấn đề rất dễ giải quyết và ngụ ý rằng bạn của bạn chưa cân nhắc hoặc không có khả năng cân nhắc giải pháp hiển nhiên này. Phản ứng như vậy có thể khiến họ cảm thấy bị coi thường và hiểu lầm.

Cách tiếp cận này có thể đặc biệt có hại trong các bối cảnh mà sự hỗ trợ về mặt tình cảm quan trọng hơn các giải pháp thực tế. Ví dụ, khi ai đó bày tỏ nỗi buồn về mất mát cá nhân và được đáp lại bằng những cách giải quyết nhanh chóng như “Bạn nên ra ngoài nhiều hơn và quên đi bản thân”, điều đó có thể khiến họ cảm thấy rằng cảm xúc của mình đang bị đẩy sang một bên.

3. Tránh lo lắng
Việc tránh lo lắng bằng cách chuyển hướng hoặc quá dựa vào logic khi giải quyết nỗi lo của ai đó có thể cản trở nghiêm trọng quá trình giao tiếp. Hình thức phản hồi này thường vô hiệu hóa cảm xúc và mối quan tâm của người kia, có khả năng khiến họ không muốn chia sẻ suy nghĩ của mình trong các tương tác trong tương lai.

Ví dụ, nếu ai đó bày tỏ sự lo lắng về sự an toàn công việc của họ, việc trả lời bằng một tuyên bố hợp lý nhưng coi thường như “Bạn không nên lo lắng vì nền kinh tế hiện đang mạnh” sẽ bỏ qua trải nghiệm cảm xúc tức thời của họ. Cách tiếp cận này có thể khiến họ cảm thấy bị hiểu lầm và như thể mối quan tâm của họ không quan trọng hoặc không có cơ sở.

Những phản hồi như vậy không thừa nhận sự phức tạp trong trải nghiệm của họ và thay vì thúc đẩy một cuộc đối thoại hỗ trợ, nó có thể tạo ra rào cản cho các cuộc giao tiếp trong tương lai. Điều này có thể khiến họ không muốn chia sẻ cảm xúc của mình nữa, cảm thấy rằng mối quan tâm của họ sẽ bị coi thường tương tự.

4. Thuyết giảng
Thuyết giảng, hay chia sẻ quá mức sự khôn ngoan của một người, có thể cản trở giao tiếp hiệu quả bằng cách tập trung quá nhiều vào việc truyền đạt ý kiến ​​của riêng mình thay vì lắng nghe và hiểu được kinh nghiệm của người khác. Kiểu giao tiếp này thường mang tính hạ cố hoặc gia trưởng, có thể ngăn cản cuộc đối thoại cởi mở.

Ví dụ, nếu ai đó chia sẻ những khó khăn của họ trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và bạn trả lời bằng một đoạn độc thoại dài về việc “ngày xưa, chúng ta chỉ cần tiếp tục mà không cần phải ồn ào thế này”, thì bạn không thừa nhận kinh nghiệm hiện tại của họ. Thay vào đó, bạn đang áp đặt quan điểm của riêng mình, có thể không liên quan hoặc không hữu ích với họ.

Cách tiếp cận này có thể khiến người nói có vẻ ích kỷ và không quan tâm đến việc thực sự hiểu hoàn cảnh của người khác. Bằng cách ưu tiên quan điểm của riêng mình và không cho người khác không gian để bày tỏ cảm xúc hoặc quan điểm của họ, bạn có nguy cơ cao khiến họ xa lánh.

Giao tiếp có ý nghĩa bao gồm sự cân bằng giữa việc chia sẻ, lắng nghe tích cực và ngôn ngữ cơ thể phù hợp, trong đó cả hai bên đều cảm thấy được coi trọng và thấu hiểu. Trong khi thuyết giảng, sự cân bằng nghiêng quá nhiều về phía người nói, thường khiến người nghe cảm thấy bị bỏ rơi và không được coi trọng.

5. Ra lệnh
Ra lệnh cho người khác trong các cuộc trò chuyện, khi bạn ra lệnh những gì họ có thể, không thể hoặc sẽ làm, có thể gây gián đoạn nghiêm trọng đến giao tiếp và các mối quan hệ. Cách tiếp cận có thẩm quyền này thường không được hoan nghênh và có thể gây cảm giác áp bức, đặc biệt là trong các tương tác cá nhân hoặc giữa các đồng nghiệp.

Ví dụ, nếu một đồng nghiệp đang chia sẻ cách tiếp cận của họ đối với một vấn đề và bạn ngắt lời bằng câu “Không, bạn sẽ làm theo cách này vì nó tốt hơn”, bạn không chỉ làm suy yếu quyền tự chủ của họ mà còn làm suy yếu sự tự tin của họ vào khả năng ra quyết định của chính họ.

Giọng điệu ra lệnh như vậy có thể khiến mọi người xa lánh và ngăn cản họ tham gia vào các cuộc đối thoại trong tương lai. Nó truyền tải sự thiếu tôn trọng đối với khả năng và ý tưởng của họ, điều này rất quan trọng để duy trì các tương tác lành mạnh và hiệu quả.

Ví dụ, cha mẹ nói với con cái đã trưởng thành rằng “Con sẽ tham dự sự kiện gia đình này” mà không cân nhắc đến kế hoạch hoặc cảm xúc của họ, có thể dẫn đến sự oán giận và sự cố trong giao tiếp. Mọi người thường tìm kiếm sự hợp tác và tôn trọng trong các tương tác của họ, chứ không phải là mệnh lệnh.

6. Đạo đức hóa
Đạo đức hóa trong giao tiếp, khi bạn phân loại ý kiến ​​hoặc hành động là tốt hay xấu, có thể làm leo thang đáng kể xung đột thay vì giải quyết chúng. Cách tiếp cận này có nguy cơ tạo ra bầu không khí phán xét có thể ngăn cản đối thoại cởi mở.

Ví dụ, nếu ai đó chia sẻ rằng họ đang cân nhắc nghỉ việc vì căng thẳng, thì việc trả lời rằng “Nghỉ việc là vô trách nhiệm; bạn chỉ nên kiên trì thôi” không chỉ bác bỏ cảm xúc của họ mà còn áp đặt phán đoán đạo đức vào quá trình ra quyết định của họ.

Những tuyên bố như vậy có thể khiến người kia cảm thấy dễ bị phán xét và không muốn chia sẻ cởi mở, vì sợ bị giám sát đạo đức thêm. Thay vì cho rằng mình có quan điểm đạo đức cao hơn, bạn có thể truyền đạt sự chấp nhận bằng cách tham gia một cách đồng cảm, thừa nhận rằng mặc dù bạn có thể có quan điểm của mình, nhưng quan điểm của người khác cũng có giá trị như nhau.

Ví dụ, một câu trả lời tốt hơn có thể là “Có vẻ như bạn thực sự căng thẳng. Những khía cạnh nào của công việc khiến bạn cảm thấy như vậy?” Điều này mở ra một cuộc trò chuyện cho phép hiểu biết lẫn nhau mà không áp đặt phán xét đạo đức, giúp có thể cùng nhau khám phá các giải pháp thay vì vạch ra ranh giới.

7. Đe dọa
Hành vi đe dọa trong giao tiếp, khi một bên cảnh báo về hậu quả tiêu cực nếu đề xuất của họ không được thực hiện, có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến các mối quan hệ. Hành vi như vậy ngay lập tức khiến bên kia phải phòng thủ, làm suy yếu mọi khả năng trao đổi mang tính xây dựng và cởi mở.

Ví dụ, nếu một người quản lý nói với một nhân viên, “Nếu bạn không hoàn thành dự án này vào thứ Sáu, bạn có thể bắt đầu tìm việc khác”, điều này không chỉ tạo ra áp lực rất lớn mà còn khiến họ cảm thấy thù địch với người quản lý, điều này phản tác dụng đối với sự tham gia và động lực.

Hình thức giao tiếp này mô tả người nói là người kiểm soát và ép buộc, những đặc điểm không thúc đẩy môi trường giao tiếp lành mạnh. Thay vào đó, nó gây ra sự lo lắng và có thể ngăn chặn mọi cuộc giao tiếp trung thực hơn nữa từ phía bên kia.

Một cách tiếp cận thay thế là người quản lý thảo luận về tầm quan trọng của thời hạn và hỏi về những trở ngại tiềm ẩn mà nhân viên có thể gặp phải, đưa ra sự hỗ trợ để vượt qua chúng. Điều này tạo ra một cuộc đối thoại hỗ trợ, khuyến khích sự hợp tác thay vì tuân thủ thông qua nỗi sợ hãi và duy trì một đường dây giao tiếp cởi mở.

8. One-Upping
One-Upping trong các cuộc trò chuyện, khi một người phản ứng với trải nghiệm chung của người khác bằng cách làm lu mờ nó bằng trải nghiệm của chính họ, là phản tác dụng rất lớn đối với tương tác có ý nghĩa. Xu hướng biến cuộc đối thoại thành cuộc thi xem ai có hoàn cảnh tệ hơn không chỉ làm mất tập trung khỏi người nói ban đầu mà còn làm giảm cảm xúc và trải nghiệm của họ.

Ví dụ, nếu một người bạn nói về việc ngày của họ khó khăn như thế nào do một loạt những sự cố nhỏ, thì việc trả lời rằng “Không sao đâu, ngày của tôi hoàn toàn là một thảm họa” có thể khiến họ cảm thấy như thể vấn đề của họ là tầm thường và không đáng để thảo luận.

Kiểu phản ứng này thực sự ngăn cản mong muốn chia sẻ thêm của người kia và có thể làm xói mòn lòng tin và sự đồng cảm vốn là điều cần thiết trong các mối quan hệ hỗ trợ. Thay vào đó, hãy thừa nhận cảm xúc của họ bằng những câu trả lời như “Nghe có vẻ thực sự khó khăn; hãy kể cho tôi thêm về những gì đã xảy ra” có thể thúc đẩy cuộc trò chuyện gắn kết và đồng cảm hơn.

Cách tiếp cận như vậy giúp tập trung vào người bắt đầu cuộc trò chuyện, thể hiện sự quan tâm và lo lắng thực sự, điều này rất quan trọng để làm sâu sắc thêm mối quan hệ và duy trì giao tiếp cởi mở.

9. Làm xấu hổ
Làm xấu hổ ai đó trong một cuộc trò chuyện, khi bạn chỉ trích hoặc coi thường quyết định hoặc kinh nghiệm của họ, là hành động cực kỳ có hại vì nó có thể khiến họ cảm thấy xấu hổ. Khi mọi người chia sẻ những câu chuyện cá nhân hoặc tình huống khó xử, họ tìm kiếm sự hiểu biết và hỗ trợ, chứ không phải sự phán xét.

Ví dụ, nếu ai đó tâm sự rằng họ đã phạm sai lầm trong công việc khiến công ty mất một khoản tiền lớn, thì việc trả lời rằng “Sao bạn có thể bất cẩn như vậy?” có thể gây ra cảm giác xấu hổ và hối tiếc mạnh mẽ. Phản ứng này có thể khiến họ cảm thấy bị tổn thương và càng khiến họ không muốn mở lòng trong các cuộc trò chuyện sau này, vì sợ bị khiển trách tương tự.

Thay vì làm xấu hổ, một phản ứng ủng hộ và đồng cảm sẽ có lợi hơn. Nói điều gì đó như “Nghe có vẻ như đó là một tình huống khó khăn. Bạn xử lý thế nào?” thể hiện sự đồng cảm và sẵn sàng hiểu quan điểm của họ mà không phán xét.

Cách tiếp cận này khuyến khích giao tiếp cởi mở và củng cố ý tưởng rằng việc chia sẻ những điểm yếu là an toàn, điều này rất quan trọng để xây dựng lòng tin và thúc đẩy mối quan hệ sâu sắc hơn.

10. Diễn giải
Diễn giải lời nói hoặc hành động của ai đó dựa trên các giả định có thể tạo ra những rào cản đáng kể trong giao tiếp. Mặc dù việc cố gắng hiểu những gì người khác nói bằng cách liên hệ với các sự kiện hoặc cảm xúc trong quá khứ mà họ đã thể hiện là điều tự nhiên, nhưng việc khẳng định những diễn giải này là sự thật có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột.

Ví dụ, nếu một người bạn im lặng bất thường và bạn nói, “Bạn chỉ buồn vì cuộc tranh cãi của chúng ta hôm qua”, bạn có thể đã hiểu sai hoàn toàn tâm trạng của họ, có thể là do một lý do hoàn toàn khác.

Những tuyên bố như vậy có thể khiến người kia cảm thấy bị hiểu lầm hoặc như thể cảm xúc của họ đang bị đơn giản hóa quá mức. Cách tiếp cận này có thể khiến họ thất vọng, đặc biệt là nếu diễn giải không chính xác, vì nó cho thấy bạn nhận thức rõ hơn về cảm xúc và động cơ của họ so với chính họ.

Thay vì cố gắng đóng vai nhà trị liệu, một chiến thuật hiệu quả hơn sẽ là đặt những câu hỏi mở để hiểu rõ hơn về trạng thái hiện tại của họ, chẳng hạn như “Tôi thấy hôm nay bạn có vẻ im lặng, mọi thứ ổn chứ?” Điều này khuyến khích họ chia sẻ cảm xúc của mình theo cách của họ, tôn trọng những trải nghiệm cá nhân của họ và thúc đẩy giao tiếp rõ ràng hơn, trực tiếp hơn.

11. Thẩm vấn
Việc thẩm vấn ai đó bằng một loạt câu hỏi sau khi họ đã chia sẻ điều gì đó riêng tư có thể khiến họ choáng ngợp và nản lòng. Cách tiếp cận này có thể khiến cá nhân cảm thấy như thể họ đang bị giám sát hơn là được hỗ trợ.

Ví dụ, nếu ai đó tiết lộ rằng họ đang trải qua một cuộc chia tay khó khăn, việc tấn công họ bằng những câu hỏi như, “Chuyện gì đã xảy ra? Bạn có thấy trước điều đó không? Bạn đã nói gì? Họ đã nói gì? Bạn có định quay lại với nhau không?” có thể khiến tình huống giống như một cuộc thẩm vấn hơn là một cuộc trò chuyện.

Một loạt câu hỏi liên tục như vậy có thể khiến người đó cảm thấy như thể họ đang bị phân tích hơn là được lắng nghe, dẫn đến sự khó chịu và khả năng ngừng giao tiếp. Thay vào đó, sẽ có lợi hơn nếu đưa ra những câu trả lời đồng cảm và có lẽ nên hỏi ít câu hỏi hơn, chu đáo hơn để họ có thể bày tỏ cảm xúc của mình theo tốc độ của riêng mình.

Một cách tiếp cận tốt hơn có thể là nói, “Tôi rất tiếc khi nghe tin bạn chia tay. Bạn cảm thấy thế nào về mọi thứ?” Kiểu câu hỏi này thể hiện sự quan tâm và cho họ không gian để tiếp tục chia sẻ cảm xúc của mình theo cách họ thấy phù hợp, nuôi dưỡng cảm giác an toàn và thấu hiểu.

12. Đùa giỡn
Sử dụng sự hài hước không phù hợp, đặc biệt là bằng cách coi nhẹ các vấn đề nghiêm trọng, có thể gây tổn hại đáng kể đến giao tiếp và các mối quan hệ. Mặc dù sự hài hước có thể là một công cụ mạnh mẽ để giảm bớt căng thẳng, tạo ra mối liên hệ và thậm chí tránh xung đột, nhưng điều quan trọng là phải sử dụng nó một cách nhạy cảm và đúng lúc.

Ví dụ, nếu một đồng nghiệp tâm sự với bạn về nỗi lo lắng của họ về sự an toàn trong công việc, việc trả lời bằng một câu nói đùa như, “Ít nhất thì bạn sẽ không phải đối phó với loại cà phê tệ hại ở đây nữa!” có thể bị coi là coi thường và vô cảm. Kiểu phản ứng này có thể khiến người đó cảm thấy rằng những mối quan tâm nghiêm túc của họ không được coi trọng, khiến họ cảm thấy bị coi thường và đánh giá thấp.

Hiểu rõ đối tượng của bạn là điều cần thiết khi sử dụng sự hài hước. Điều quan trọng là phải đánh giá tâm trạng của họ và mức độ nghiêm trọng của tình huống trước khi cố gắng làm dịu bầu không khí. Có thể sử dụng sự hài hước một cách phù hợp hơn sau khi giải quyết và thừa nhận mối quan tâm của người đó, đảm bảo rằng họ cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ trước. Khi đã thiết lập được mối quan hệ và sự hiểu biết, sau đó có thể đưa sự hài hước vào để giảm bớt căng thẳng, nhưng chỉ khi nó có vẻ được chào đón và phù hợp.

Nguồn: https://pollackpeacebuilding.com/blog/12-roadblocks-communication/