Tư duy thiết kế và quản lý dự án

Tư duy thiết kế là gì?

Tư duy thiết kế là một phương pháp luận được tạo ra bởi giáo sư Tim Brown của Đại học Stanford và giám đốc điều hành của IDEO, một công ty đổi mới sáng tạo, nơi họ muốn cải thiện dịch vụ cho khách hàng của mình, theo cách tiếp cận đồng cảm. Mỗi lần, phương pháp được đề xuất trong Tư duy thiết kế đều được sử dụng trên toàn thế giới, đặc biệt là trong các tổ chức muốn giải quyết vấn đề, tập trung vào khách hàng, dựa trên ý tưởng, đề xuất và thử nghiệm, trên hết.

Động lực này xảy ra ngay cả khi lý tưởng của sản phẩm hoặc sản phẩm cuối cùng vẫn chưa rõ ràng, nhưng nếu vấn đề đã rõ ràng và công việc thử nghiệm với khách hàng cuối cùng được tăng cường. Cách giải quyết vấn đề này có các giai đoạn, nhưng chắc chắn cơ sở của nó là tập trung vào nhu cầu của khách hàng, đồng cảm, quan sát, đánh giá, tạo nguyên mẫu (thử nghiệm), thử nghiệm, nhận phản hồi và cải tiến sản phẩm.

Quy trình này cho phép tăng trưởng bền vững và dựa trên các nhóm từ nhiều ngành khác nhau, để đạt được các sản phẩm hoặc dịch vụ khả thi về mặt kỹ thuật, đáp ứng được kỳ vọng và trong phạm vi các nguồn lực có sẵn.

Quy trình.

Thông qua các giai đoạn tư duy thiết kế khác nhau, chúng ta có thể sử dụng một loạt các kỹ thuật và công cụ cho phép chúng ta phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, từ việc hiểu các vấn đề hoặc nhu cầu đến tạo nguyên mẫu, mô hình kinh doanh, đánh giá các giải pháp thay thế, phản hồi của khách hàng, v.v. Điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng đây là một quá trình lặp đi lặp lại.

Các giai đoạn được mô tả ngắn gọn cho mục đích hiểu; tuy nhiên, tôi sẽ tập trung vào giai đoạn “Thấu cảm” và các công cụ của nó để cải thiện việc nâng cao nhu cầu của khách hàng, mong muốn của họ, biết được “nỗi đau” của họ và cách lập kế hoạch cho các giải pháp khả thi. Không phụ thuộc vào cách tiếp cận của dự án: dự đoán, nhanh nhẹn hoặc kết hợp.

Thấu cảm:
Giai đoạn này có lẽ là phù hợp nhất, vì nó tập trung vào việc hiểu như một nhóm và cá nhân, những mong muốn và động cơ mà khách hàng có, vượt ra ngoài bản thân nhu cầu. Đây là phần lớn thành công của phương pháp này, vì nó thúc đẩy bạn hiểu sâu sắc khách hàng hoặc người dùng cuối. Tất nhiên, hãy xem xét dữ liệu “cứng”, số liệu, chiến lược cố định, kế hoạch kinh doanh, những thứ quan trọng vì chúng là “bối cảnh” của vấn đề, nhưng đó không phải là mục tiêu chính của việc thấu cảm.

Sự thấu cảm này đạt được bằng cách tương tác với người dùng cuối hoặc khách hàng. Có được quan điểm của bạn và lý tưởng nhất là sống theo quan điểm đó. Một số công cụ và kỹ thuật của giai đoạn này là những công cụ và kỹ thuật mà tôi sẽ đào sâu trong bài viết này.

Định nghĩa:
Trong giai đoạn đầu tiên, chúng ta phải có thể thu thập được các vấn đề chính do người dùng/khách hàng đặt ra với độ sâu cần thiết. Sau đó, cần đánh giá thông tin thu được và nêu chi tiết vấn đề đóng góp nhiều hơn để thực sự hiểu người dùng. Sau đây là định nghĩa về các giả thuyết mang lại nhiều cơ hội hơn để tạo ra giá trị cho khách hàng khi giải quyết được.

Lên ý tưởng:
Bây giờ là lúc đưa ra các ý tưởng chi tiết cho các vấn đề đã chọn từ giai đoạn trước, trọng tâm là tìm kiếm một loạt các giải pháp, không có “ý tưởng tồi”, càng nhiều phương án thay thế thì càng tốt cho quy trình. Động não là điều quan trọng ở giai đoạn này, tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhóm và các đặc điểm của giải pháp đó, tất nhiên là phải xem xét đến người dùng/khách hàng. Như tên gọi của nó, trong giai đoạn này, các ý tưởng giải pháp được đưa ra và khuyến khích sự hợp tác và tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm.

Nguyên mẫu:
Như tên gọi của nó, ở đây các ý tưởng được chuyển thành nguyên mẫu. Nhóm và khách hàng sẽ tiếp tục thử nghiệm thêm. Nguyên mẫu có thể được tạo ra bằng các vật liệu thông thường như giấy, bìa cứng, khối Lego phản ánh chức năng của sản phẩm cuối cùng. Hoặc trong trường hợp nguyên mẫu kỹ thuật số, bản demo ứng dụng.

Kiểm tra:
Tại đây, các thử nghiệm với các nguyên mẫu đã tạo được thực hiện và người dùng/khách hàng được yêu cầu phản hồi về quá trình thử nghiệm với các nguyên mẫu. Giai đoạn này cho phép xác định những cải tiến, lỗi, thiếu sót, điểm tốt cần duy trì, v.v. Lý tưởng để duy trì quan điểm tiếp thu của nhóm về tương tác của người dùng với nguyên mẫu, trả lời các câu hỏi và tài liệu.

Đánh giá:
Tại đây, cần phân tích các lỗi và quan sát thu được từ giai đoạn trước, tìm kiếm các điểm cải tiến của sản phẩm. Điều này có thể khiến chúng ta quay lại các giai đoạn trước với các sản phẩm đã cải tiến và thử nghiệm lại cho đến khi chúng ta đạt được thứ gần nhất với sản phẩm mà người dùng/khách hàng mong muốn.

Công cụ tư duy thiết kế.

Không phụ thuộc vào phương pháp tiếp cận dự án: dự đoán, nhanh nhẹn hoặc kết hợp. Đặc biệt đối với “yêu cầu” hoặc “câu chuyện” của người dùng, các công cụ hoặc kỹ thuật sau đây bổ sung rất nhiều giá trị trong việc bổ sung và xác định đầy đủ mong muốn của khách hàng.

Bản đồ đồng cảm: đây là một trong những công cụ hữu ích và có thể áp dụng nhất để hiểu sâu sắc về khách hàng/người dùng của chúng tôi. Nó cho phép cung cấp tầm nhìn toàn cầu về các khía cạnh của “con người” đằng sau khách hàng.
Đây là một bức tranh giống như bức tranh được trình bày bên dưới, tất nhiên có thể được bổ sung bằng các lĩnh vực mà với tư cách là một nhóm, chúng tôi xác định là có giá trị cho quy trình của mình, điều này mang lại cho chúng tôi những lợi ích như sau:

• Cải thiện sự hiểu biết về khách hàng hoặc người dùng của chúng tôi.
• Có chế độ xem bảng điều khiển về nhu cầu của khách hàng
• Xác định kỳ vọng và ghi lại chúng.
• Hình ảnh tiết kiệm được hàng nghìn từ.
• Phát triển các sản phẩm dựa trên bản đồ thu được.
• Nâng cao việc nâng cao các yêu cầu và làm phong phú thêm các câu chuyện của người dùng.
• Cho phép bạn tham gia vào “nỗi đau” của khách hàng và trải nghiệm mối quan tâm của họ.

Job Shadowing hoặc Observation: tập trung vào việc quan sát, được hỗ trợ bởi một cuộc phỏng vấn với các bên liên quan hoặc người dùng thực hiện các hoạt động của quy trình kinh doanh là một phần của môi trường của khách hàng. Ví dụ: Một nhà máy giày sẽ có nghĩa là quan sát (không chỉ nói chuyện hoặc phỏng vấn) tất cả các vai trò đó là một phần của quy trình kinh doanh bắt buộc. Ví dụ, trong ngành CNTT hoặc Công nghệ, thường có các số liệu như sau:
Số lượng tương tác do người dùng thực hiện trong hệ thống hoặc ứng dụng mà họ sử dụng như một phần của quy trình được khảo sát.
Các lỗi hoặc điểm lỗi của hệ thống hoặc ứng dụng.
Thời gian thực hiện quy trình của các chức năng của hệ thống hoặc ứng dụng.
Tất nhiên, mọi thứ đều liên quan đến trải nghiệm của khách hàng.
Lợi ích: quan sát vượt ra ngoài câu chuyện, hoạt động hàng ngày của tổ chức (tại chỗ), cho phép biết, ghi lại và xem các điểm quan trọng của quy trình và những gì có thể được cải thiện. Không có phản hồi nào tốt hơn từ nguồn đầu tiên, trải nghiệm và chứng minh các hoạt động sẽ là trọng tâm can thiệp của dự án, cho phép chúng ta ngoài việc ghi lại luồng hiện tại, biết được “nỗi đau” của người dùng (khách hàng) và kỳ vọng của họ.

Bản đồ diễn viên: đây là biểu diễn đồ họa, rất đơn giản, cho phép tập trung vào cùng một mặt phẳng, các tương tác, mức độ tham gia và mối quan hệ của các diễn viên liên quan đến khách hàng chính của chúng ta. Tất cả những điều này nằm trong bối cảnh của các vấn đề đang được cố gắng phát triển.
Có một số cách để biểu diễn bản đồ này, ví dụ được mô tả bên dưới là hình tròn, được phân đoạn thành ba phần tùy thuộc vào các lĩnh vực của mối quan hệ với khách hàng, phân đoạn theo nhu cầu của chúng ta.

Một điểm quan trọng khác là cái nhìn của các diễn viên cũng tương đương với những người quan tâm đến dự án như cá nhân hoặc tổ chức, tư nhân hoặc công cộng.

Họ tham gia vào sơ đồ này:

Các diễn viên trực tiếp: họ tương tác trực tiếp với khách hàng của chúng tôi (ở trung tâm). Chúng tôi có thể liên kết họ với ảnh hưởng lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
Các diễn viên chính: họ có liên quan và tương tác với khách hàng chính của chúng tôi; họ có tương tác thấp hơn và bạn không có nhiều quyền kiểm soát đối với họ.
Các diễn viên phụ: họ có liên quan và tương tác với khách hàng chính của chúng tôi, theo cách xa, nhưng có thể có hoặc không có ảnh hưởng và sự liên quan. Họ là những người không thể đoán trước.

Tư duy thiết kế trong quản lý dự án

Trong các dự án, độc lập với cách tiếp cận, chúng ta có thể đổi mới, với các công cụ hoặc kỹ thuật không nhất thiết phải là công cụ hoặc kỹ thuật truyền thống hoặc thông thường cho các dự án của chúng ta. Chính xác là trong thời điểm mà sự năng động của thị trường và hành vi của khách hàng, tất nhiên chúng ta phải có khả năng như một nhóm và tổ chức, để thích ứng và sử dụng các kỹ thuật đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc hàng ngày của chúng ta và cho phép chúng ta tìm hiểu người dùng hoặc khách hàng của mình, những người cuối cùng là trọng tâm chính của hoạt động của chúng ta.

Trong bối cảnh này, chúng ta có thể sử dụng công cụ này để xác định:

• Nhu cầu của khách hàng
• Các tính năng của sản phẩm
• Phạm vi dự án
• Thiết kế quy trình kinh doanh
• Kiến trúc CNTT
• Phân tích yêu cầu

Phương pháp này giúp chúng ta xác định các bên liên quan, cải thiện quy trình lựa chọn dự án, giảm xung đột, đổi mới trong một thế giới đang thay đổi, giải quyết các vấn đề phức tạp và chúng ta có thể làm việc để đáp ứng nhu cầu và tăng giá trị cho doanh nghiệp.

Nguồn: https://www.projecttimes.com/articles/design-thinking-and-project-management/